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电力工程总承包项目档案管理探讨
更新时间:2018/12/7

电力工程总承包项目档案管理探讨

 

    【摘 要】本文对电力设计单位在开展工程总承包工作中,如何做好工程项目档案管理进行了论述。提出了加强工程档案管理和做好服务的必要性;探讨了在电力工程总承包项目中参加工程建设各相关方文档管理的职责范围及总承包单位内部各部门、人员的职责范围;还对设计单位内部工程设计档案和工程总承包档案的区别和管理提出了见解。

    【关键词】 总承包 项目 档案 管理

    自上世纪九十年代以来,国内电力设计单位陆续承担输变电工程和发电工程的总承包项目,工作内容包含了工程项目前期研究、招标、投标、设计、采购、施工管理、试运行等工程建设全过程的所有范围,打破了单一设计的局面,拓宽了业务,同时在工程建设过程中也产生了各种类型的文件材料,如何按照档案管理的一般规律对工程建设中产生的文件材料进行管理,是工程总承包单位需要解决的问题。

    1 加强工程档案管理是做好服务的需要

    为贯彻国务院关于投资体制改革的决定,国家档案局、国家发展和改革委员会于2006年6月印发《重大建设项目档案验收办法》,对工程档案验收提出了具体要求,广东省档案局、广东省发展和改革委员会制定了实施意见,广东电网公司对于110kV以上各电压等级输变电工程建设档案验收也提出了具体要求。电力设计单位作为总承包单位有责任收集和汇总工程档案,并向业主移交,对此,国家建设部颁发的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)已有明确规定。

    电力设计单位开展电力工程总承包工作的动力来源于开拓市场、扩大业务范围、提高企业经济效益的需要,有很大的积极性,各单位都在工程实践中努力探索如何做好工程总承包管理。工程档案是工程建设的一个重要组成部分,是工程建设项目的历史记录,也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中,及时收集工程档案信息,准确鉴别工程文件材料,规范整理工程档案,保持工程档案的完整和系统,不仅是为在建工程做好当前服务的需要,也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务的需要。

电力设计单位要做好电力工程总承包档案管理工作,需要处理好外部和内部各相关方之间的关系,明确各方职责范围;还要区分好工程总承包档案和原工程设计档案,不能混淆不清。

2 明确合同相关方职责

工程总承包项目从签订合同开始,就应该明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档上的职责。事前的责任明确,有利于各方在工作中主动收集、积累文件材料,保证文件材料归档质量。

2.1 业主方

业主作为投资方,在工程项目委托设计单位总承包之前,已经开展了前期准备工作,如征地、立项、资金筹措等,前期工作形成的文件材料应该立卷归档。这些文件材料是由业主自己归档,还是移交总承包单位统一归档,责任需要明确;工程档案整理执行什么标准,业主有责任提出要求;工程监理单位由谁聘请,监理文件材料是直接由监理单位向业主移交,还是向总承包方移交都必须有明确界定。

2.2 总承包方

总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作;指导和监督分包方项目文件材料归档,对分包方提交的项目档案资料进行汇总、整理;项目竣工后向业主移交完整、系统的项目档案资料。

2.3 分包方

分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料,接受总承包方的检查指导,并对归档项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责,工程结束后及时将工程档案向总承包方移交。

3 明确总承包方内部分工职责

电力设计单位作为工程总承包方,在目前现有的组织架构下,都有成立一个专门的部门来承担工程建设的管理工作,不管这个部门的名称是什么(本文称为项目组),都需要配备项目经理(负责人)、专业工程师(负责建设项目各不同专业的管理)、工程秘书(或称资料管理员,负责建设项目文件材料的管理及归档)等工作人员。项目组开展总承包工作,还需要电力设计单位内部各相关部门提供必要资源的支持。因此,工程总承包项目文件材料归档的职责可考虑:

3.1 总承包项目经理

负责工程总承包建设全过程的项目文件材料立卷归档工作的组织、协调、监督、检查。

负责组织、协调、监督、检查各分包方工程文件材料的收集、整理及归档工作。

负责组织、协调、监督、检查总承包方内部各相关部门及各级相关人员工程文件材料的收集、整理及归档工作。

负责向业主移交项目工程档案,并保证其完整性、准确性、系统性。

3.2 总承包项目组专责工程师

负责本工作岗位管辖范围内文件材料的接收和归档,包括与业主、分包方、设备厂家等外部单位发生工作关系产生的文件材料和与院内部各相关部门工作联系所产生的文件材料,都有接收和归档的责任,并对其完整性、准确性、系统性负责。

3.3 总承包项目组工程秘书

负责日常项目文件材料的形成、收集、整理、编目、临时保管、提供利用及归档工作;协助项目经理对分包单位归档项目文件材料进行验收,工程竣工后,向业主和总承包单位档案管理部门移交归档项目文件材料,对项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责。

3.4 总承包方档案管理部门及各相关管理部门

档案管理部门负责归档项目文件材料的接收、整理、编目、保管、提供利用;对工程总承包过程中项目文件材料的收集、整理、预立卷、归档工作进行监督、指导;配合项目经理向业主移交竣工项目文件材料。

在工程总承包实施过程中,经营计划、技术质量、财务、人事、采购、施工管理等相关部门与工程总承包会发生工作关系,各自形成文件材料,在习惯做法及现有内部机制中,各部门形成的文件材料自己向档案管理部门归档,档案管理部门按照电力规划设计的规程规范进行整理、保管,实际上工程总承包项目文件材料在各相关管理部门归档的环节上已经分离出来而失去完整性,最后在工程竣工后向业主移交档案时容易出现缺项、归档不完整等问题。因此,需要有一种制度来规范行为,促使各相关管理部门在文件材料归档时,牵涉到工程总承包的文件材料归档有责任知会项目组工程秘书,工程秘书在收集文件材料的过程中,应密切跟踪分散在各个部门的文件材料,做好登记积累工作。

4 正确区分工程项目设计与工程总承包之间的关系

电力工程总承包项目的设计工作,一般情况下是由总承包方内部有关设计部门承担设计(也不排除由外单位承担,本文只论述由内部承担),设计部门承担工程总承包项目的设计工作产生的文件材料按照电力设计行业的规程规范来整理归档,设计单位本身需要工程设计档案存档。

设计单位还要向业主移交完整的工程档案,向业主移交的工程档案,不但有工程设计方面的档案,还包括工程管理、施工等工程建设全过程的档案,而且档案整理的标准也与单一设计的不同,电网工程和发电工程都分别执行不同的标准。因此,为避免工程总承包工作在最后向业主移交档案时陷入被动,必须正确区分内部工程项目设计与工程总承包之间的关系:

4.1 工程项目设计文件材料

工程总承包项目的工程设计所产生的文件材料,按照电力设计单位档案管理办法归档,不用改变。工程设计文件材料归档保持过去的做法不变,考虑了工作的延续性,有利于档案管理。工程竣工时,设计部门将文件材料向工程总承包项目组移交。

4.2 工程总承包文件材料

工程总承包项目组在总承包工作过程中主要是开展组织、协调等管理工作,不参与具体的设计、施工,工程总承包项目组在工作中形成的文件材料应属于管理性的文件材料,设计图纸文件属于设计部门形成的文件材料,不能因为工程总承包项目组和设计部门都是设计院属下的部门而混淆了工作性质。

工程总承包文件材料的整理归档由项目组负责,为把工程总承包项目文件材料归档做好,在工作启动阶段,与业主协商落实好整理工程档案应执行的标准是工程总承包项目组事先应做的工作,前期工作做得好,有利于文件材料归档工作的开展,提高工程项目文件材料归档质量;总承包方档案管理部门应主动指导、协助项目组做好归档工作,向业主移交高质量的工程档案。

工程结束后,在总承包单位内部,会形成两份不同的档案:一份是工程设计的档案,按照设计行业的规定进行保管;一份是工程总承包的工程建设档案,原则上归还业主,总承包方是否复制一份留底,是值得研究的问题,从法律的角度和积累经验考虑应该留底,从企业经济成本考虑也可不留,这需要企业管理者作出抉择。

5 结语

建设工程档案是工程项目的宝贵财产,是工程建设者智慧的结晶,是历史的真实见证。电力设计单位承担工程总承包项目,应该认识工程档案的重要性,档案工作者和工程建设者应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨,共同做好工程建设项目档案管理各项工作。

 

参考文献

[1] 《国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》(档发[2006]2号)

[2] 《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001)

(作者:施振雄,广东省电力设计研究院)

   


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