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关于企业档案立卷问题的若干思考
更新时间:2018/12/10

关于企业档案立卷问题的若干思考

傅凡(浙江钱清发电有限责任公司, 浙江 绍兴 312025)

 

[摘要]本文从一个新的角度分析了企业档案立卷现状及其原因,思考了档案学者认为“取消案卷将隔断文件之间在微观层次的有机联系”的问题,并提出了解决方法。

[关键词]企业档案;案卷; 自然组合;人为组合;有机联系

2001年1月1日DA/T22-2000《归档文件整理规则》颁布实施, OA办公自动化软件也随之推广应用,文书立卷改革的春风吹进了企业。笔者单位按照国档发(1991)20号《工业企业档案分类试行规则》将工业企业档案分为十类,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类,其中前四类档案,自2002年起取消案卷,采用以“件”为保管单位的整理方法,其余类别的档案仍保持原来以案卷为保管单位的整理方法。同样是企业档案,为什么有些可以取消案卷,而有些则不能呢?这还得从案卷的定义入手,作进一步分析。

DA/T1-2000《档案工作基本术语》给案卷定义为“由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。”笔者认为根据“互有联系”的程度,可以将“若干文件组合成的”案卷分为两类:一类是自然组合的案卷,另一类是人为组合的案卷。

什么是自然组合的案卷呢?就是文件之间的联系非常紧密,密不可分。在企业中,设备仪器类的档案就是属于自然组合的案卷,例如,发电厂工业水泵的开箱资料包括了说明书、图纸、装箱单、备品清单等等,这些资料必然组成一个案卷,因它们是一个整体,不能分开,而且该水泵说明书上的真实题名为“IS型单级单吸离心泵使用说明书”并非发电厂的设备名称“工业水泵”,如果不马上将这些与工业水泵有关的资料组成一个案卷保存,日后就很容易查找不到;再比如一册图纸,如果将其按“件”的定义①归档,即一册图纸组成一件,那就少了一条卷内查询的途径,当技术人员要求查某个具体设备的图纸时,由于受专业知识的限制,档案人员通常不会知道它在哪一册图纸中,而通过卷内查询就能非常准确地找到该册图纸。所以我们不能把自然形成的案卷人为地分开,不然的话,不仅隔断了案卷内文件之间的有机联系,而且会使档案的保管和利用陷入混乱,自然组合的案卷必须保留。除前面提到的设备仪器类档案,其他科学技术研究类、基本建设类、会计档案类、干部职工档案类通常都属于这种情况。

什么是人为组合的案卷呢?就是文件之间并没有密切的联系,而是我们按照一定的规则将这些文件人为地分类组卷,在手工检索的年代,它是档案保管和利用非常有效的方法。比如,我们可以将年度先进评选的一系列文件,从开展先进评选活动的通知,颁布评选先进的方法,到最后的评选结果等按照“一件事情中形成的文件,基本上组织在一个案卷之中”②。那么,如果我们把这些文件分开,会引起混乱吗?不会,每个文件有文号、有题名、有关键字,计算机一搜索就找到了。所以这就是人为组合的案卷,取消案卷,以“件”为保管单位的档案整理方法就是针对这样的案卷来说的。在企业中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的档案就基本属于这种情况。

然而,何嘉荪教授认为“如果说案卷只有上述两种(便于保管和便于检索的)功能,那么,以“件”为单位盒装管理文件的方法,的确完全可以取代将文件组成案卷进行管理的方法。但是,立卷在文件和档案管理中还有另外一个极端重要、却又易于受到忽视的功能——它是使文件之间的有机联系在微观层次也能得到保持的有效手段(只要我们能够坚持一件事情中形成的文件,基本上组织在一个案卷之中)。人们在处理每件事务的过程中会形成许多文件,其中处理同一件具体事务的过程中形成的文件之间,具有最密切的有机联系。这种最微观层次的有机联系是极其重要的,在档案管理中注意保持这种联系,对确保档案的利用价值、尤其是凭证价值怎么说也不过分。”②王英玮教授认为“取消立卷,我们应当慎重从事。”“立卷可以有效地保持文件之间的微观性的历史联系,而这种历史联系又为日后的科学与历史研究者顺利找到相关的研究信息线索提供了基本的保障。”③伍振华教授等人认为“案卷是档案的典型微观存形态”“以件代卷绝对化的主张,在认识上背离了辩证法;以件代卷极端化的行为,在实践上取消、割裂或模糊了主体构件微观层面的有机联系。”⑤面对档案学者的质疑,引起了笔者的思考,人为组合的案卷是否应该取消?当案卷被取消后,我们又该怎样维持原来案卷所赋予的微观层次的联系呢?

笔者查看了本单位2000年文书档案(即《工业企业档案分类试行规则》中所指的前四类档案)的立卷情况,共89卷,其中因处理同一件具体事务的过程中形成的文件所组成的案卷有8卷,其余的案卷都是按同类性质的文件组合在一起的,文件之间的联系并不密切。这是否说明了,学者们所质疑的问题在企业档案中虽然存在,但并不普遍?笔者认为取消人为组合的案卷在企业中是可行的,问题的关键在于我们怎样解决因取消案卷隔断了对某些文件来说非常重要的联系?笔者有三点建议。

首先,用档案编研来弥补被隔断的联系。档案人员应做好每年的文件汇编工作,将前一年所有的归档文件看一看,理一理,将与某件具体事务相关的文件编排在一起,以便准确地、系统地、真实地反映文件之间的联系,然后必须将形成的文件汇编材料归档保存。

其次,电子文件应组成虚拟案卷。这也是何教授在参与开发浙江省电力公司办公自动化系统时,给予的建议。笔者单位使用的正是这套系统,档案人员将纸质文件以“件”为保管单位,由该系统自动生成存址号,再按存址号的先后顺序装盒归档,同时将与处理同一件事务相关的电子文件用案卷号联系在一起,形成虚拟案卷。

第三,如果文件之间关系非常密切,应组成案卷归档。为说明取消案卷将隔断文件之间的有机联系,何教授在《应保留“案卷”概念》中举例“比如某输变电公司为新建变电所选址, 由于选址过程中放弃了原来所选地址而另择新址, 添加了很多麻烦, 还造成了群众纠纷, 为此形成的文件当然不少, 除了请示与批复外, 还有选址调查报告、论证报告、群众上访意见、当地政府召开的专题会议纪要、与当地群众签定的赔偿协议等。在这种情况下, ‘案卷’就仍然是非常必要的, 是将处理同一件事务形成的文件联系在一起的最好、也是人们本来就熟知的、最有效手段。”何教授举例的这种情况,在《工业企业档案分类试行规则》中属于基本建设类的档案,笔者单位正是组成案卷归档的,我们的实践与何教授的分析是相一致的。

综上所述,笔者认为自然组合的案卷,形成于自然,与计算机技术的发展没有关系,它必将永远保持下去;而人为组合的案卷必将随着计算机检索技术的完善而逐步淘汰,然而我们不是盲目地取消案卷,而是要将案卷的作用以更为合适的方法继承下去。


 

注释:

①“件”的定义参考DA/T22-2000《归档文件整理规则》2.3条款。

②何嘉荪 :《应保留“案卷”概念》,《中国档案》2000年第4期。

③王英玮:《关于立卷改革问题的思考》,《档案学研究》,2001年第5期。

④伍振华、郭鹏、关小川:《案卷是档案的典型微观存在形态(续)——以件代卷论点浅析》,《档案学通讯》,2008年第1期


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