网站首页  
县区频道: 华龙区清丰县南乐县范县台前县濮阳县濮阳开发区
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案电子期刊
中原经济区专题档案
互动
网上调查 馆藏珍品展厅 民国徽章展
利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 开放档案目录
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 科技研究
对电子图纸档案管理流程的规范
更新时间:2018/12/10

对电子图纸档案管理流程的规范

    随着企业信息化建设的进一步发展,企业对于数字化管理的要求和呼声越来越高,而目前国内外对电子文件的管理研究比较多,如电子文件的形成、传输、存储、归档、利用。在国内档案领域呼声最高的还是文档一体化的管理,但电子图纸的管理大多局限于CAD电子文件的管理,真正具体到一个企业,从施工图到竣工图这一变化过程来进行研究,找出一条对电子图纸和图纸实物有效进行动态管理,应该说还是一个空白。为加强图纸的管理,虽然国内已经出现了很多开发图纸管理系统的软件公司,从技术上说如何实现其管理,软件公司替我们解决了很多问题,但要使这些管理系统软件得到有效应用,并不是这么简单,还有一段很长的距离,同时还有很多问题值得我们去研究。

    一些企业图纸管理问题主要在以下几方面:手工式传统管理以致无法形成资源共享;多套制重复管理(两至三套)以致图物不一致;工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整;蓝图和底图都保管,以致人力、物力、财力浪费。这些问题的存在,足以影响到一个企业员工对图纸的利用,有些用错或不及时直接造成企业经济损失。为解决这些问题,有必要提出一个以数字化管理为手段,纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸,实现资源共享为原则的思路。为此,广东韶钢进行了一些探索。

 

第一步:建立电子图纸管理系统。

这是解决电子图纸管理的首要条件。电子图纸管理系统主要包括电子图纸采集归档、档案管理工作业务、WEB查询等十一个子系统等,操作模式是C/S和B/S混合结构,不受用户站点限制,模块化结构。系统采用DELPHI7.0开发,WEB部分采用JAVA技术,同时与OA系统、PDM系统接口,选择SQLServer为数据库平台。

 

第二步:施工图到竣工图一体化管理。

所有工程图纸从设计院发放到现场开始,就全方位纳入计算机系统管理,每个项目都由档案馆派出人员管理,从而从源头确保了竣工档案的完整。为保证管理的有效进行,我们编制了《重点项目工程文件整理及档案移交规定》、《关于加强重点工程建设项目档案归档的通知》、《项目文件管理操作指南》等。

施工图管理阶段。由项目部门的资料员把施工图录入系统后,再统一发放,按阶段分批进行数字化处理。施工图可在网络终端随时提供利用(全图);A3及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责,档案部门提供指导,并协助做好图纸更改通知单的管理,并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系,以备编制竣工图时进行参考。这一阶段的工作,确保了图纸的完整性。

竣工图阶段。由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审,只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。电子图纸移交归档有两种方案:一是由设计院直接做竣工图设计,在原CAD电子文件上修改,移交电子文件,经有关人员审核后转入数据库,以后供查询使用;二是由施工单位配合,按照我们先前利用系统录入的图纸信息,在原来施工图上编制竣工图,同时采取在目录上签名盖章(竣工图章)再扫描。我们经过几个工程项目测试,执行的是第二个方案。因为前者经费投入较大,国内设计院很难做到竣工图设计(据了解,电力行业的设计院有些做到了),同时考虑目前的数字化转换手段比较先进,没必要花至少5%的设计费去做竣工图设计。这一步工作的实施,确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。

因为实现了电子图纸的有效管理,图纸实体的管理相对松散,主要是电子图纸与相应的实体建立好对应关系。图纸实体的管理,主要是对其组卷和排架方式进行改革,组卷采用取消卷的形式一个图号一盒,一个单位内大流水排架等。

在原有竣工图数字化的前提下,我们进行了施工图的数字化试点,一方面确保施工图纸的有效利用,同时也确保了竣工图的及时提供给使用单位使用,这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前了两个多月。

 

第三步:研究电子图纸和纸质图纸实物的变更规律,确保对电子图纸有效地进行动态管理。

以前,每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛,可以说无法做到,尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践,不仅做到了纸质图纸的动态管理,而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档,控制图纸的更改,同时辅之以系统的管理,完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一,这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题——图实不一致,为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此,我们编制了备件图管理规范,规范了电子图纸的管理流程,为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础,加快了其备件采购的无纸化进程,其要求是:

通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。数据库中不完整的电子图纸,利用在线收集系统或其他数据采集方式入库,由档案管理人员完成数据的补充或更新、作废;把修改信息利用OA系统发送到档案管理员邮箱,完成数据的归档与否确认,如备件编号、图号、文件名等电子图纸属性的确认与处理;档案馆完成审核后,发送备件管理系统。备件员审核后,进入备件采购的电子商务流程。

目前,我们已能做到无纸化备件图管理和备件采购,但鉴于国内的电子商务进程并没有广泛开展,所以我们根据大部分备件采购供应产商的需要,依然打印多份纸质备件图。

 

第四步:馆藏图纸最优数字化管理。

主要体现在:一是原有的馆藏图纸数字化只是扫描处理,现在增加了图纸的系列处理,如矢量化、光盘刻录(带查询系统);二是解决韶钢三十多年遗留下来的图纸鉴定的问题,在馆藏图纸数字化的前提下,鉴定了一大批没有保存价值的图纸;三是进行资源整合,把以前保存的两套或三套的图纸整合为一,提高了资源共享率和可利用率。

 

第五步:提出了企业最佳图纸及电子图纸的管理模式和方法。

主要是图纸管理的组织方式,如按工程项目的自然面貌进行管理,不再人为地按工艺流程或其他方式组织图纸案卷。纸质图纸只保存一套,同时必须保存一套与之相符的电子图纸,确立电子图纸库的惟一有效性,最终过渡到只保存电子图纸,实现无纸化管理。现惟一的一份纸质图纸已作封存管理,原有的两级管理直接过渡到一级管理。

以上办法实施后,档案馆可提供高素质的服务,实现电子图纸的有效利用。目前档案馆提供24小时网络查询、下载、浏览、输出打印,并提供电子档案光盘刻录、电子图纸矢量化等数字化服务,电子图纸发挥了积极的作用。

1.创造良好的经济效益。在近五年的管理过程中,为企业创造良好的经济效益,主要在两方面:一是节省库房面积;二是减少图纸份数,降低工程建设、设备采购成本,效益非常可观。2000年至2005年,韶钢投资40多亿元进行技术改造,我们采用电子图纸规范管理的研究成果,创造了良好的经济效益。具体的数字没有评估,但从工程归档时减少一份蓝图保管的情况来分析,效益非常显著,据初步估算近百万元。2005年以后,按照备件采购部门的电子商务方式采购后,每年还可节约打图费用10多万元。

2.确保了图纸归档的准确率、完整率、归档率。通过近五年多时间的实践,韶钢工程项目的图纸管理组织严密,充分利用计算机管理系统高效管理,每一个项目,没有一张图纸漏网,连工程联系单、现场洽商单等都能纳入管理。如在韶钢大转炉改造工程项目试点管理过程中,通过现有的系统检索发现施工单位有大量的修改图纸、技术资料未归档,通过适当的措施督促施工单位交工,结果在档案馆预存的资料中共复制1万多张。

3.为学术研究提供生动案例。在几年的研究过程中,我们提出了电子图纸的系列管理办法,确保研究成果的延续性和有效性。尤其是提出施工图纸的一体化管理,解决了韶钢几十年来基建技改工程管理的难题。项目的研究成果已经在韶钢现有40多亿10多个工程项目档案资料管理、图纸的动态管理、档案资源整合、馆存图纸的优化管理等工作中全面应用,为档案管理——科档一体化、企业管理模式的优化、电子文件的优化管理、图纸的动态管理等提供了生动的实践案例和研究素材。

 

(作者 陈华宇   单位:广东韶关钢铁集团有限公司512123)(转自网络)

   


友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1