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更新观念,推动新技术条件下档案管理模式创新发展
更新时间:2018/12/19

更新观念,推动新技术条件下档案管理模式创新发展


——国家档案局经科司司长王岚在紫光档案研讨会上的发言


首先非常荣幸能够参加本次由紫光档案主办的“新理念、新技术、新应用”重塑知识经济时代档案工作研讨会。以我个人了解,1997年紫光档案就曾参与起草国家档案局和五部委联合制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T 17678-1999),从那时起紫光档案就已经开始积极致力于档案事业的发展。在座的其他领导更是从不同的角度见证了紫光档案的孕育、发展、奋斗的所有历程。让我们一同预祝紫光档案未来能创造更多的辉煌!
今天,我主要讲的就是“更新观念,推动新技术条件下档案管理模式创新发展”,将从三方面着手介绍,第一,观念的重要性;第二,影响观念的因素;第三,如何转变观念。
观念的重要性
档案事业的发展,因素是多方面的,而其中最为重要的便是观念,因为它决定着思路,决定着方向,也决定着未来。上世纪90年代,国家档案局就已经提出“经济建设发展到哪里,档案工作就延伸到那里。”的工作思路,在当时开拓了档案工作者的视野,激发了创新探索,也扩展了档案工作的新领域。当前,随着信息技术的迅猛发展,档案工作思路就应该做到“科学技术发展到什么阶段,档案工作就应提升到相应水平”。从这两个阶段来对比,前者适应了档案工作广度的要求,而后者则提出档案工作要适应新的形势变化,在深度上挖掘,即创新档案工作发展模式。
当前,IT技术发展已经到了一个新阶段:从沿着摩尔定律在速度、带宽、存储上的技术竞争,到群雄崛起角逐资源管理的态势。各种信息管理名词纷纷走入我们的视野。PDM(产品数据管理)—ERP(企业资源计划系统)—PLM(产品生命周期管理)—ILM(信息生命周期管理)—ECM(企业内容管理)—OA(办公自动化系统),信息资源管理已经成为IT大鳄觊觎的欢宴,不但给档案工作带来了挑战,也带来了新的发展契机。
《企业管理》杂志2008年9月号开篇讲企业创新与企业家思维创新关系时,用《伊索寓言》“驴子过河”的故事来谈创新思维的重要性:一只驴子驮着盐沿着河边走,不小心掉到了河里,盐化了,驴子感到很轻松;第二次驴子驮着棉花,当它主动走进河里想如法炮制再偷一次懒,结果棉花浸了水,变得越来越重,驴子被淹死了。这个故事就说明:迷信从前的成功经验,而不进行创新思维,这是很危险的,是需要为此付出惨重代价的,甚至有可能造成自身的死亡。从文字到纸张到档案的形成,再发展到电子文件,如果我们还继续“照方抓药”,那我们会离现实越来越远。所以说,不能适应这一挑战,就要改变观念,创新档案管理模式,如若缺少核心技术,档案的发展也许会面临被边缘化的危险。
影响观念的因素
一是怀疑新:即对科技生产力的认识和信念不足。
随着电子文件的不断发展,也会产生各种疑问:电子文件是否具有法律效力?是否能够做到长久保存?是不是真实的长久保存?历史上新生事物在开始时都遭遇过的类似的怀疑。 1486年由西班牙最著名的学者和地理学家组成的一个委员会在对哥伦布请求做环球航行时所做的结论认为:难道有这样的傻瓜会相信存在一块同我们脚对脚、人们走路脚朝天、头朝下的地方?
再来说美国电子档案馆ERA,实际上也是在怀疑中诞生的产物。但是美国有很好的自我修复机制,经过了长时间的论证得出的结果:电子文件可以作为档案来保存。美国最终才会花费3亿美元投资电子档案馆的建设。这种机制也是很值得我们参考与借鉴的地方。
二是眷恋旧:即缺乏主动创新的态度和精神。
开发Netscape浏览器的马克·安德森是硅谷传奇人物,36岁之前创立网景公司,1998年将Netscape以42亿美元卖给了美国在线。作为技术先锋,当被问道如果他是《纽约时报》的领导,在信息时代会怎样做时,他回答说,很简单,立即取缔印刷产品,并且只在网上公布新闻内容。最基本的法则是:进攻就是最好的防守。他对传统媒体的看法可用他在博克中的一句话表达:我特此为《纽约时报》守灵,一直持续到最后一位董事长离开。
创刊于1908年11月25日美国《基督教科学箴言报》,2008年10月28日发表声明,从2009年4月起,将告别“每日投送纸质报纸”的百年景象,每天改用电子邮件发送网络报纸。网络在给人们带来了更多信息选择的同时,也为纸质报业的终结敲响了警钟。
通过上面的例子,只想说明旧的事物固然在其存在的过程中有诸多的存在的意义,但当顺应历史发展出现了新的替代时,就不应该继续盲从,只有摒弃旧的,才能创新和发展。就像纸质档案一样,固然曾经让我们倍感亲切,但在面对档案数字化时,其缺点也将暴露出来,需要电子档案的进一步充实。
三是定位惑:即弄不清我们事业的客户关系。 
“顾客第一”是世界500强之首的沃尔玛成功的精髓。沃尔玛的创始人山姆·沃尔顿曾说过:“我们的老板只有一个,那就是我们的顾客。是他付给我们每月的薪水,只有他有权解雇上至董事长的每一个人。”沃尔玛的营业场所总是醒目地写着其经营信条:
第一条:顾客永远是对的;
第二条:如有疑问,请参照第一条。
在档案界,文件便是档案的顾客,我们决定不了文件的产生方式、也阻止不了因科技发展带来的种种变革。我不明白我们为什么总是对这个顾客挑三拣四,尤其是在信息化条件下,这也不行那也不保险,这也不真实,那也无法长久保存。
档案工作发展对“顾客”的信条应是这样的:
第一条,文件怎样产生永远有它的道理,想方设法适应它、收好它、管好它、用好它。
第二条,如果有疑问,请参照第一条。
档案工作者的理想状况是认认真真地做到:在恰当的时间,以恰当的方式,对恰当的用户提供恰当的信息或者档案。我们要做的就是在这上下功夫,而不是仅仅停留在质疑上。
如何转变观念
转变观念最重要的一点是:树立科学发展观,转变消极的“以不变应万变”旧观念。在档案事业发展中贯彻落实科学发展观,首先要求我们科学、历史地,而不是机械、僵死地认识档案及其管理。一位著名管理学家说过:某一阶段有效的管理惯例,也许会导致下阶段危机的出现。
以信息技术作为档案管理基本工作平台,探索电子文件、电子档案管理的技术、方法及理论,已成为档案管理发展趋势。档案管理将由实体管理向信息管理、知识管理发展。在信息技术广泛应用环境下,资源必然要整合,档案管理不能整合信息资源,就是被信息管理所整合。科学发展观告诉我们:接受电子文件、管理电子档案、整合信息资源,这既是新时期档案工作无法回避的挑战,也是从必然王国迈向自由王国必须跨越的巅峰。
最近,又有一种观点说目前至少存在两种截然不同的管理,一种是试图将所有人统一成一个人,借此形成强大的组织力量;另一种则是试图将组织力量拆分为独立的人,以此解放个体独立的创造力,前者是基于传统典型的工业管理,它是为了实现效率。后者是基于未来的知识与信息时代的管理模式,是为了实现创造力而工作。此文的评论者说在可以预见的未来,他认为创造力打败效益是早晚的事。然而,我认为这两者不是对立的,而是相辅相成。创造力有助于提高效率效益,想提高效率必须要有创造力。
知识、信息抽取技术和新方法
有人对非结构化文本中的内容对象抽取进行了分类,将其划分为:词语提取、同义词提取、概念抽取、概念层级抽取、关系抽取、关系层级生成、公理模式抽取、通用公理抽取等;还有人在研究术语识别抽取、Web对象集成抽取、主题识别和发现、事实抽取、评价抽取、观点倾向抽取,还有数据记录抽取、以及产品搜索、人物搜索,以及数据挖掘、数据清洗、文本挖掘、深度标引等。
总之,在历经对信息的编目检索、目录索引、分类标引、档案著录、目录查询、文件查找、信息检索、联机检索、全文搜索、信息搜索等后,更高级的信息识别、抽取技术来了。如果固守传统的模式和方法,档案管理将会出现无信息可“抽取”的状况!如同有电视,但没有电;有手机,但没有网络;有汽车,但没有道路。
以观念更新引领事业继往开来
改革开放的精髓是解放思想、实事求是。面对过去发展的成就与经验应清醒地认识到,总结经验不是为了重复过去,成就辉煌仍需继往开来,创新发展必须更新观念。经过30年发展,档案工作已成为涉及面广的庞大事业,各行业各单位的档案管理模式也相对成熟。但是面对体制改革和信息技术发展,如果满足已有成就、以静止的观念看待变化的事物,就会成为进一步发展的障碍;如果转变观念、积极应对,也许困难和挑战就会成为发展的机遇和提升的台阶。
以往的发展表明,观念决定发展方向。思想有多远,我们才能走多远;眼界有多宽,事业才能做多大。在新形势下发展档案工作,必须要解放思想、更新观念。对档案信息要建立资产资源观、对工作要求要建立知识管理观、对管理手段要树立IT平台观、对工作目标要树立服务效益观、对管理模式要建立管理效率观。
以企业精神推进管理创新发展
企业既是经营机构的类型名称,也代表着一种创造、进取、成就和效用的精神。所谓企业精神,就是既要有开拓进取的创新精神追求价值、创造价值,又必须以效率效益来驱动和评价。
20世纪90年代中期,在信息技术广泛应用的背景下,为了提高政府工作效率、减少不必要支出和重复劳动、扩大信息共享,美国联邦所有机构、包括国家档案与文件管理局,都依照《联邦采购改革法案》制定“企业架构”来规划在信息技术条件下行政管理与为公众服务的政府行政框架。
政府公共服务可以也能够用市场份额、回应周期、满意程度、方便程度、费用减免、服务深度、介入点数、可靠程度、特殊要求、集成度、安全度、用户忠诚度等企业术语来衡量。
在完善社会主义市场经济体制的进程中,坚持解放思想、实现科学发展,努力探索适应社会主义市场经济体制要求的现代档案工作;努力探索适应信息化建设要求的档案管理现代化,应当是档案工作新时期新发展的新目标。如果我们档案工作的责任是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,那么可以说,在新的历史条件下,没有适应信息化准备的档案管理是不可能完成这一使命的。而我们的准备就是创新档案管理。档案管理现代化的核心是信息化,让我们共同为此努力。


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