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文件管理国际标准在全球应用中的现状及趋势
更新时间:2018/12/19

文件管理国际标准在全球应用中的现状及趋势


中国人民大学信息资源管理学院 安小米教授


中国人民大学信息资源管理学院安小米教授在此次紫光档案研讨会上,主要介绍了ISO/TC46/SC11组织概况及其工作进展,文件管理国际标准中国应用现状及特点,文件管理国际标准及其应用发展趋势等方面内容。希望对企事业单位文件档案工作如何采纳国际标准,尤其是促进我国企业走出去更好地与国际接轨具有指导意义。征得安小米教授同意,现节选讲座部分内容如下,以飨读者。
一、
ISO/TC46/SC11概况及工作进展 
(一)ISO/TC46/SC11概况
ISO/TC46/SC11是国际标准化组织信息与文献技术委员会(ISO TC46)下设的第11个分技术委员会,称档案/文件管理分技术委员会,其秘书处设在澳大利亚,目前,已有36个成员国,其中26个会员国,12个观察国,120位注册专家,足见其国际影响力。ISO/TC46/SC11主要使命是为各种形式文件的形成、控制建立高效系统的管理框架,满足机构的、社会的、文化的长期利用需要,提供可靠的活动证据支持和有效决策,关注最佳实践原则、框架和要求。
ISO/TC46/SC11建立有内外合作工作网络。内联组织有ISO/TC10技术产品文献委员会、ISO/TC42照片委员会、ISO/TC154商业、产业及管理中的过程、数据元素和文件委员会、ISO/TC171/SC2文档图像应用委员会下的应用问题分技术委员会、ISO/TC176质量管理与质量保证委员会、ISO/IEC JTC 1/SC32数据管理与交换分技术委员会。其外联组织有:国家档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆和加拿大真实性电子文件长久保存项目。
ISO/TC46/SC11工作组每年召开两次工作会议。现设有12个工作组,分别是文件管理元数据工作组(WG1)、文件管理关系工作组(WG2)、文件利用工作组(WG3)、ISO15489自评指南工作组(WG4)、ISO15489制修订工作组(WG5)、文件管理工作过程分析工作组(WG6)、电子文件长久保存要求工作组(WG7)、文件管理体系:基础与术语工作组(WG8)、文件管理体系:要求工作组(WG9)、文件数字化实施指南工作组(WG10)、文件系统风险评估工作组(WG11)、数字文件转换和迁移工作组(WG12)。

(二)ISO/TC46/SC11工作进展
目前,ISO/TC46/SC11已正式颁布的ISO文件管理相关标准有ISO15489-1:2001《文件管理通则》、ISO/TR15489-2:2001《文件管理指南》、ISO23081-1:2006《文件管理过程-文件管理元数据原则》、ISO23081-2:2007《文件管理过程——文件元数据概念及实施问题》、ISO22310:2006《关于文件管理要求的陈述标准起草指南》、ISO/TR25122:2008《文件过程分析》、ISO/TC47/SC11N800《创建元数据方案——从何开始》白皮书(2007)。其中,ISO15489-1,ISO/TR15489-2, ISO23081-1相关中文译文已在国内期刊杂志上发表。
ISO/TC46/SC11正在研制中的标准包括:《ISO23081文件元数据原则实施指南》白皮书、《电子文件长期保存——从何开始》白皮书、《文件管理体系:基础与术语》、《文件管理体系:要求》、《文件数字化实施指南》、《数字文件转换和迁移》、《管理电子文件的原则和功能要求》。
二、
文件管理国际标准ISO15489全球应用现状及特点
(一)ISO15489全球采标现状
ISO15489是文件管理领域的第一个国际标准。目前,ISO15489已被澳大利亚、保加利亚、丹麦、爱沙尼亚、法国、日本、肯尼亚、德国、南非、荷兰、葡萄牙、俄罗斯、韩国、西班牙、英国、瑞典、瑞士、乌克兰和意大利等19个国家正式采标,被翻译成英语、法语、汉语、日语等16种语言。ISO15489成为继ISO9000后销售排名前十位的ISO标准。目前,我国基本完成ISO15489采标的准备工作。
(二)
ISO15489全球应用领域
1、宏观管理。ISO15489有利于构建文件档案管理的管理方针、管理体系、管理系统要求及建立相关认证体系。如,2001年英国颁布《电子政府政策框架中的电子文件管理》,2005年新西兰正式颁布《公共文件管理法》,2006年澳大利亚通过《包括电子文件管理的文件管理绩效审计》等,都是在遵照ISO15489的精神和框架内制定的。
2、中观管理。第一,I SO15489用于指导电子文件和数字档案馆管理系统建设。ISO15489关于文件属性和文件管理系统属性的定义及要求被作为文件管理功能需求分析的依据。第二,ISO15489用作政府机构绩效评估和文件管理的审计工具。ISO15489被作为基准管理工具,判断机构的信息治理与风险管理体系是否完善,纳入信息自由法律保障体系支持政务信息公开,纳入数据保护及其安全保密体系保证信息质量与安全。
3、微观管理。ISO15489被用于机构建立、实施、评估并改进其文件管理规划和方针;确保文件管理满足各种要求;支持问责、风险管理及信息安全等。
(三)
ISO15489我国应用特点
ISO15489适用范围广泛,适用于纸质、电子和网络等所有环境,适用于文件形成的私人或公共机构,有利于我国档案馆(室)和信息化管理部门档案规划,有利于我国档案行政管理部门的业务监督指导。
ISO15489能用于诊断分析数字化工作背景下我国文件档案管理理论与实践问题,提出对策建议;用于解决国家部门规范制定中存在的规范冲突问题;用于评估电子档案管理软件是否能满足文件管理功能要求;用于指导与国际接轨的文件档案管理规范制定、实施、评估与改进。
三、
文件管理国际标准全球应用的发展趋势
文件管理国际标准全球应用具有以下一些发展趋势:
1.ISO15489中文件应作为信息资产进行管理的思想正在被纳入加拿大、英国、澳大利亚、新西兰、荷兰、瑞典、芬兰等国家的公共管理体系之中,促进多种管理体系集成,满足多层次法规制度要求。
2.ISO15489广泛应用的成功经验是以业务集成为核心,满足法规遵从、风险管理、问责管理、信用管理、成本控制等多样化业务需求。
3.ISO15489应用的特色是以核心业务为驱动力,将文件管理国际标准要求融入机构核心业务建设过程,优化决策。
4.随着业务规范化建设对文件管理要求的日益完善,ISO/TC46/SC11在全球文件管理国际标准制定与实施中的领导力越来越大,国际影响广泛深远。


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