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电子图纸档案管理流程的规范
更新时间:2018/12/19

    随着企业信息化建设的进一步发展,企业对于数字化管理的要求和呼声越来越高,而目前国内外对电子文件的管理研究比较多,如电子文件的形成、传输、存储、归档、利用。在国内档案领域呼声最高的还是文档一体化的管理,但电子图纸的管理大多局限于CAD电子文件的管理,真正具体到一个企业,从施工图到竣工图这一变化过程来进行研究,找出一条对电子图纸和图纸实物有效进行动态管理,应该说还是一个空白。为加强图纸的管理,虽然国内已经出现了很多开发图纸管理系统的软件公司,从技术上说如何实现其管理,软件公司替我们解决了很多问题,但要使这些管理系统软件得到有效应用,并不是这么简单,还有一段很长的距离,同时还有很多问题值得我们去研究。

    一些企业图纸管理问题主要在以下几方面:手工式传统管理以致无法形成资源共享;多套制重复管理(两至三套)以致图物不一致;工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整;蓝图和底图都保管,以致人力、物力、财力浪费。这些问题的存在,足以影响到一个企业员工对图纸的利用,有些用错或不及时直接造成企业经济损失。为解决这些问题,有必要提出一个以数字化管理为手段,纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸,实现资源共享为原则的思路。为此,广东韶钢进行了一些探索。

 

第一步:建立电子图纸管理系统。

这是解决电子图纸管理的首要条件。电子图纸管理系统主要包括电子图纸采集归档、档案管理工作业务、WEB查询等十一个子系统等,操作模式是C/S和B/S混合结构,不受用户站点限制,模块化结构。系统采用DELPHI7.0开发,WEB部分采用JAVA技术,同时与OA系统、PDM系统接口,选择SQL Server为数据库平台。

 

第二步:施工图到竣工图一体化管理。

所有工程图纸从设计院发放到现场开始,就全方位纳入计算机系统管理,每个项目都由档案馆派出人员管理,从而从源头确保了竣工档案的完整。为保证管理的有效进行,我们编制了《重点项目工程文件整理及档案移交规定》、《关于加强重点工程建设项目档案归档的通知》、《项目文件管理操作指南》等。

施工图管理阶段。由项目部门的资料员把施工图录入系统后,再统一发放,按阶段分批进行数字化处理。施工图可在网络终端随时提供利用(全图);A3及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责,档案部门提供指导,并协助做好图纸更改通知单的管理,并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系,以备编制竣工图时进行参考。这一阶段的工作,确保了图纸的完整性。

竣工图阶段。由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审,只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。电子图纸移交归档有两种方案:一是由设计院直接做竣工图设计,在原CAD电子文件上修改,移交电子文件,经有关人员审核后转入数据库,以后供查询使用;二是由施工单位配合,按照我们先前利用系统录入的图纸信息,在原来施工图上编制竣工图,同时采取在目录上签名盖章(竣工图章)再扫描。我们经过几个工程项目测试,执行的是第二个方案。因为前者经费投入较大,国内设计院很难做到竣工图设计(据了解,电力行业的设计院有些做到了),同时考虑目前的数字化转换手段比较先进,没必要花至少5%的设计费去做竣工图设计。这一步工作的实施,确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。

因为实现了电子图纸的有效管理,图纸实体的管理相对松散,主要是电子图纸与相应的实体建立好对应关系。图纸实体的管理,主要是对其组卷和排架方式进行改革,组卷采用取消卷的形式一个图号一盒,一个单位内大流水排架等。

在原有竣工图数字化的前提下,我们进行了施工图的数字化试点,一方面确保施工图纸的有效利用,同时也确保了竣工图的及时提供给使用单位使用,这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前了两个多月。

 

第三步:研究电子图纸和纸质图纸实物的变更规律,确保对电子图纸有效地进行动态管理。

以前,每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛,可以说无法做到,尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践,不仅做到了纸质图纸的动态管理,而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档,控制图纸的更改,同时辅之以系统的管理,完全实现了


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