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以“件”为单位的档案整理方法
更新时间:2019/1/2

以“件”为单位的档案整理方法



(1)修整装订

修整以不改变文件内容为前提。内容包括修裱,复制,去除金属物,对过大的文件进行折叠等。

归档文件材料修整完毕后,使用符合档案保护要求的装订材料对其进行重新装订,固定文件页次,从实体上最终确定“件”的形态。

装订前首先对文件进行排序,一般顺序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文字文本在后。不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,外文本在后。有文件处理单的,可放在最前面,作为首页加盖归档章。

各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。简报一期一件。会议文件每份文件为一件。会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件。重要文件(如法律、法规等)须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿(包括定稿)为一件。

装订方式的种类很多,有线装、穿孔式、袋装式、变形材料夹别式、粘接式、铆接式。

(2)分类

归档文件分类的方法通常有三种:年度分类法、组织机构(问题)分类法、保管期限分类法。在实际工作中,单纯采用一种分类方法的情况极少,通常是将几种分类方法结合使用,称之为复式分类法。

三种分类方法可组合成多种复式分类法,如:“年度一机构(问题)一保管期限”;“保管期限一年度一机构(问题)”;“机构(问题)一年度一保管期限”。

档案数量比较少、内设机构简单的机关可按“机构(问题)一年度一保管期限”;“年度一保管期限”;“保管期限一年度”等。

(3)排列

归档文件分类后,在分类方案的最低一级类目内,将归档文件结合事由按时间顺序或重要程度进行排歹a。排列的实际操作体现为两大步:先按事由原则,将属于同一事由的文件按时间或重要程度排列在一起,再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

不同事由间的归档文件排列方法有:

第一,按事由办结时间的先后顺序排列。

第二,按事由的重要程度排列。

第三,按事由具有的共同属性分别集中排歹r]。

一般会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件可集中排列。

(4)编号

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号,并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角,首页上端空白处都可以。

归档章设置的必备项目:全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号,编号时必须填写。设置的选择项目:机构(问题),采用“年度—保管期限”两级分类的单位,不需填写此项。

(5)编目

编目是指编制归档文件目录。归档文件目录以件为单位,按室编件号顺序逐条编目,一件只体现一个条目。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

归档文件目录应装订成册,一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

(6)装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装于档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。档案盒由档案行政管理部门监制。

档案盒封面项目仅有:全宗名称。

档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、

起止件号、盒号。档案盒脊项目可根据档案盒摆放方式的不同

(横放或竖放)设置在底边或侧边。

盒内备考表及填写。


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