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学校档案室管理制度
更新时间:2019/1/2

学校档案室管理制度

一,认真贯彻《中华人民共和国档案法》,以及其它有关档案工作的规定.
二,各种档案须科学管理,存放有序,查找方便.
三,严格保密制度做好档案安全保密工作.
四,做好防火,防水,防潮,防盗,防有害生物,防尘,防光,防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无霉变,无虫蛀,无差错.
五,借阅档案须经学校领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还.
六,外单位借阅利用档案,须持单位介绍信,注明利用目的,经学校领导同意,才能借阅.
档案的收集
要按照国家,政府及教育行政部门的有着规定,把学校,各部门和师生每个人手中分散的有关教育,教学,科研,人事,行政,财务,经营等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学档案室统一管理.任何部门和个人都不得私自保存,占有,销毁和带走应归档的材料.
1,依法按章
档案的收集必须依法按章,目前,我们基础教育单位应按照上海
市教育委员会1998年15号文《上海市中小学档案工作标准》实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人的学术,科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.
2,完善机制
档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围,对象,时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度.
3,建立网络
由于学校的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的
收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节点都要有具体的责任人.
档案的整理
档案的整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的,,组合和编目,使其系统化,科学化.有利于档案的保管和使用.
1,规范分类
目前我们基础教育范围的学校档案,是按照《上海市中,小学档
案案卷类目及保管期限表》(沪教办[1992]第51号文)的分类规则来分的.由于以校为本自主发展的步伐加快,教育教学改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是.
2,保持结构完整性
学校档案的整理,要按照教育,教学,科研,人事,行政,财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性.
3,保持整体系统性
学校档案的整理,还要按照学校档案的来源,时间,内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性.
档案的立卷
1,为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用,学校应按照《上海市教育委员会办公室关于加强学校档案预立卷工作的通知》要求,推行预立卷制度.
2,学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集,积累,并定期进行整理.
3,学校档案室要随时了解,督促,检查,指导兼职档案员做好预立卷工作.
4,组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用.
5,组卷的技术要求:
(1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页.
(2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列.
(3)按顺序编页号,页号位置在非装订线一侧的上角.
(4)填写卷 内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位,责任者,时间.
(5)卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,破损的文件材料应进行修补.
(6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现作者,问题,文种三要素.
(7)档案盒封面和卷盒按有关规定要求.
档案的保管
1,必要的硬件保障
为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行"三室分开",即档案库房,工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立.
档案库房要保证通风,干燥,配备必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),调温和通风等设施,要有可*的防盗设施.
2,完善的软件建设
建立档案管理的常规工作制度.如收集,整理,分类,立卷,
借阅,鉴定,剔除,销毁等制度.建立相应的工作资料.
3,认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进
行入库存前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档.
4,按规定做好分类编号工作.
5,按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括:顺序
号,档号,题名,日期,页数,保管期限等.实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索,统计的机上操作.
6,按照档案顺序号,依次排列上架.
7,要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补
救措施,并报告分管领导,确保档案安全.
8,要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清单上签字.
9,认真做好统计工作.建立档案的收进,移出,利用,销毁等统计台帐,及时报送统计报表.
10,及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏,学校应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应年度案卷目录的最末位.


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