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档案检查指导与接收的同一性研究
更新时间:2019/6/11

档案检查指导与接收的同一性研究

                           

摘要:检查指导工作属于档案工作宏观管理的工作范畴,接收工作属于档案馆微观管理工作的一部分,两者虽职责不同,但根本目的一致,都是为了确保档案入馆的质量。档案检查指导与接收工作相互联系,互相促进,相辅相成,具有同一性。本文共分为两部分,第一部分强调档案检查指导同档案接收具有同一性,剖析两者之间的关系;第二部分阐述档案检查指导与接收协调统一应采取的举措。

关键词:档案检查指导    档案接收   同一性

《档案法》第六条规定:国家档案行政管理部门主管全国档案事业,对全国的档案事业实行统筹规划,统一制度,监督和指导。这是《档案法》赋予档案行政管理部门的权力。档案检查指导是档案行政管理职能之一。档案馆的接收工作就是按国家的有关法律规定,把本地区各机关、团体、企事业单位形成的具有永久或长期保存价值的档案接收进馆,不断丰富馆藏.建立合理的馆藏结构。档案检查指导与接收虽职责不同,但目的是一致的,都是为了确保档案进馆的质量。

1档案检查指导与接收具有同一性

1.1档案检查指导的含义和任务

档案检查指导是指由国家档案法规授权机关及其工作人员依据党的路线、方针、政策和国家关于档案工作的法规对所辖范围内的国家机关、社会组织等在档案事务方面的检查与业务指导。档案工作指导是以档案事务为内容的,而不是对其他工作的指导。档案检查是为了督促规划、计划和目标任务的落实,并发现新问题,研究新问题,总结新经验,探寻新特点、新规律。档案检查指导从字面上看是两项不同的业务工作,但实质上无论是档案检查还是档案指导其实都是档案业务工作的内容,档案检查的最终目的是为了更好地促进档案业务指导工作,总体上来说档案检查指导隶属于档案业务工作这个大家庭中。

档案检查指导不仅是档案法赋予档案行政管理部门的权力,也是档案行政管理部门的一项主要职能。其主要任务是:对本地区基层档案工作的监督指导,及时解决档案工作中存在的问题,保证档案业务建设的顺利开展。

1.2档案接收的含义和任务

档案接收工作就是按国家的有关法律规定,把本地区各机关、团体、企事业单位形成的具有永久、长期和30年保存价值的档案接收进馆,不断丰富馆藏.建立合理的馆藏结构。它是实现档案集中统一管理的一项重要的和基本的内容,也是档案馆各项工作的起点,进馆档案的质量如何,直接影响着档案馆其它业务工作开展。

档案接收的主要任务是:根据《档案法》及相关规定,将接收范围内单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌、对国家和社会具有长久保存价值的各种门类和载体的档案接收到综合档案馆,确保档案馆接收档案的齐全完整和档案质量,建立覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理、门类齐全、载体多样的馆藏档案资源体系。

1.3档案检查指导与接收协调统一的必要性

档案馆是科学文化事业单位,本身并不具备监督、检查、指导基层各立档单位档案工作的职能和权限,只能在接收档案进馆时才能对其档案质量进行“把关”,所以平时的业务指导对进馆档案质量是否合格的作用就显得比较关键。

1.3.1档案事业发展是档案检查指导与接收协调统一的推动力

随着经济的发展,依据《档案法》规定,档案业务指导对象在逐渐增多,工作触及面越来越大,某些领域向纵深发展的要求越来越高。根据档案接收相关规定,应进馆的档案案卷(件)质量、编研材料等必须达到进馆标准,而由于基层档案员流动性较大,对以前形成的档案情况不了解等方面的原因,很难保证进馆档案的质量,这样不仅给立档单位进馆档案的整理带来很大压力和困难,也影响了档案馆档案接收工作的顺利进行。由此,解决好档案的检查指导工作与接收工作的协调配合问题,是档案局馆不容回避的课题。

1.3.2局馆合一为档案检查指导与接收协调统一创造了有力条件

对于局馆合一,这种一个机构、两块牌子、两种职能的管理体制有过一定的争议,档案学术界相继对于其利弊有过不同的阐述,但笔者认为,局馆合一不是原来两种机构的简单相加,而是形成一种新型的组织形式,将两者有机地统一起来,从而形成一个统一、科学、高效的管理体制和运行机制,它实际上一种制度上的创新,这种创新为档案指导与档案接收协调统一起到了很好的促进作用,它使档案指导与档案接收职能上的统一起到了推动作用,为两者的协调统一创造了有力的前提条件。

1.3.3具体的档案工作实践是证明档案检查指导与接收协调统一的正确途径

将档案检查指导与档案接收两项工作职能有机地结合起来,在具体的档案工作实践中取得了较佳的效果,一方面对于基层单位来说,进一步明晰了档案检查指导与档案接收的一致性,避免了立档单位在进馆之前对进馆档案整理的许多重复性工作;另一方面对于档案馆来说,档案检查指导与档案接收的协调统一,有效地保证了进档案档案的质量和效率,同时也充分证实了两者工作相结合的必要性和正确性。

1.4档案检查指导与接收的关系

检查指导工作属于档案工作宏观管理的工作范畴,档案接收工作属于档案馆微观管理工作的一部分,两者虽职责不同,但根本目的一致,都是为了确保档案进馆的质量。档案检查指导与接收工作相互联系,互相促进,相相辅相成,具有同一性。同一性是指两种事物或多种事物能够共同存在,具有同样的性质,档案工作检查指导与接收的同一性主要表现在以下几个方面:

第一,档案检查指导工作直接作用于档案接收工作,检查指导工作开展得如何,指导得是否认真、细致、到位,都关系到档案接收工作是否能顺利进行。以往档案的检查指导工作同档案接收工作互不相联,甚至在实际工作中有相互脱节的现象,平时的档案指导标准同进馆档案整理的标准不一致,严重了影响了档案进馆工作的顺利进行,也给立档单位在整理进馆档案时带来了一定的压力和困难,同时从长远来看也不利于档案馆接收工作的正常开展,也有碍于档案局对基层单位指导工作的顺利进行。

第二,档案的接收工作是检查指导工作成果的反映,是衡量业务指导工作开展如何的一个尺度,也是检查指导工作的落脚点之一。无论是档案检查还是日常的档案业务指导工作,其最终的目的都是为档案进馆做准备,进馆档案的要求不仅在于档案的整理要符合进馆规范,同时应进馆档案也要保证齐全完整,这些都依赖于日常的档案检查指导工作,从这个层面上来说,档案检查指导服务于档案接收,同时档案接收工作也要同档案检查指导工作相一致,不能互相脱节,从标准、制度等方面相互整合,互相配合。

第三,接收工作中存在的问题直接反馈给检查指导工作,检查指导工作根据反馈的信息,并结合实际情况及时解决问题,对档案接收工作提供强有力的支持与保证。档案检查指导工作也要紧紧围绕档案接收工作的基本要点,针对各门类各载体档案分别开展档案指导工作,具体问题具体分析,结合国家要求,将符合进馆要求的,具有长久保存价值的档案接收进馆,丰富档案资源体系。

因此,业务指导工作和档案接收工作具有同一性,两者是相辅相成,不可分割的统一体,既相互依赖又相互制约,两者必须相互协调配合,才能既保证档案检查指导工作的顺利进行,又确保档案接收工作顺利开展。

2档案检查指导与接收协调统一的举措

档案接收是贮存档案信息资源的重要途径,是档案馆档案不断增长和丰富的主要源泉,是实现档案集中统一管理的基本手段,是档案管理其他业务环节的基础,是决定档案存在和发展的前提条件。档案馆的档案主要来自四个方面:一是接收现行机关的档案。二是接收撤销机关的档案。三是征集历史档案。四是档案馆之间交换档案。

档案局业务指导工作与档案馆接收工作,是档案工作不可缺少的两个方面,两者的高度统一和有机结合,有利于从根本上解决局馆工作两张皮,工作互相脱节的现象。档案局馆合一不是局馆职能和工作任务的简单相加,而是要有机结合,融为一体,协调发展,才能产生一加一大于二的效果。

2.1转变观念   统一认识

档案检查指导与接收在档案工作中有着举足轻重的作用。当前,在局馆合一的情况下,档案检查指导与档案接收无论是作为一个职能部门,还是两个职能部门,都要解放思想,转变观念,统一认识,认真贯彻执行《档案法》赋予我们的职责和权力,充分认识到档案检查指导和档案接收工作两者的必然联系,档案检查指导与档案接收是一个问题的两个方面,档案检查指导保证归档文件的齐全完整,保证档案档案保管环境的安全,提高档案整理的质量,在充裕的时间条件下,档案检查指导的顺利开展,最终目的保证档案接收工作的顺利进行,最大限度地保证进馆档案质量,充分发挥档案局馆两种职能在档案事业发展中的作用。

2.2科学管理   统一标准

档案工作的标准是档案工作中有关单位和个人应遵守的共同准则和依据。为此,档案部门要遵循档案工作自身的规律和特点,努力寻求业务指导和档案接收工作的结合点,对档案的整理、接收形成一个统一的标准。把档案的接收工作作为业务指导工作的一个重点,在档案规范化整理方面,统一档案业务指导和档案接收进馆的标准,两者相一致,日常业务指导标准要在接收档案馆的标准为前提条件,充分运用档案宏观管理与微观管理,目标管理与质量管理相结合的档案工作方法,保证进馆档案质量。档案整理标准的统一与否,不仅关系到档案整理的质量,而且关系到档案入馆后的科学管理和开发利用。

2.3密切配合   统一职能

档案检查指导与接收工作是由档案局和档案馆分别行使的两种职能。档案检查指导主要侧重于档案入馆的前期工作,而接收则侧重于档案入馆后的管理及利用工作。两者虽职责不同,但目的是一致的,都是为了确保档案入馆的质量。但在实际工作中,指导与接收工作之间往往出现脱节,即负责指导的不考虑接收,负责接收的不考虑指导,正是由于指导与接收部门工作上的不衔接,造成档案馆重复进行大量的整理工作,既浪费了人力物力,又影响了档案馆正常职能的发挥。当前,在局馆合一的条件下,如果档案业务指导部门与档案接收是作为两个职能部门,那么在实际工作中两部门应密切配合,互通情况,协调动作,相互促进工作,负责接收工作的同志把接收部门提供的进馆工作的重点或难点作为检查和日常业务指导的对象,以推动接收工作。在条件允许的情况下,档案检查指导和档案接收也可以作为一个职能部门,或是将档案接收进馆的职能划给业务指导部门,这样,一方面简化了进馆的程序,另一方面有利于推动进馆工作的开展。

2.4健全体制   加强指导

要与时俱进地制定出符合本地区实际情况并符合发展变化、有利于档案事业发展的档案管理条例,依法治档,建立和谐统一的业务指导和档案接收工作的管理体制,加强对基层立档单位的室藏建设、案卷质量的检查与业务指导,及时解决立档单位档案工作中存在的问题,确保进馆档案质量促进档案事业蓬勃发展。

为进一步规范档案接收工作,确保档案馆接收档案的齐全完整和档案质量,建立覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理、门类齐全、载体多样的馆藏档案资源体系。档案检查指导与接收工作应紧密联系,无论是作为一个职能部门还是两个职能部门,都必须在总体规划上达到统一。

 沈阳市档案局     蒋贺


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