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重点建设项目档案管理问题的研究报告
更新时间:2019/6/11

重点建设项目档案管理问题的研究报告

档案作为一种重要的信息资源之一,具有的原始凭证性,既能准确、系统、全面地记载重点项目建设过程,又具有提供发展建设中决策、经验乃至教训的指导作用,因此,做好重点建设项目档案管理工作在区域经济和社会发展中尤为紧迫和重要。

一、重点建设项目档案管理的意义

重点建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果,是项目建设的真实历史记录,是项目建设、管理、生产(运行)、维护的重要依据和条件。同时重点建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证,建立健全重点项目档案也是工程质量管理的重要内容。抓好重点建设项目档案管理工作对经济、社会发展具有十分重要的意义。

1、记录历史,传承文明。重点建设项目档案,是城市可持续发展的宝贵资源,是社会管理和公共服务的重要信息,是规划建设管理的重要基础资料,是建设系统各级行政主管部门依法履行职责、制定执行政策、实施行政管理、进行市场调控和行业监管的重要依据,也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据。做好重点建设项目档案工作,能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件,对于实现建设事业又好又快发展、加快新型城镇化进程具有十分重要的意义。

2、见证资产,维护权益。重点建设项目档案能够客观记录整个社会经济发展的全貌,最大限度反映区域性资产运营状况。如今,社会经济飞速发展,工程建设速度也实现历史性跨越,由此产生的弊端就是各种纠纷也越来越多。无论工程建设的设计方、投资方、施工方还是政府部门,保存好建设过程中的各种档案资料将成为维护自身权益的有力保障。

3、支撑管理,保障运行。重点建设项目建设工作是整个社会发展的缩影,代表着一个地方一个城市经济发展的根本方向。做好重点建设项目档案管理和服务工作,将积累建设过程中形成的宝贵经验、科学数据、历史参考等。另外,重点工程的施工时间往往比较长,做好档案管理工作也是施工过程中可作为查考依据的重要意义所在。先期工作形成的基础性材料,保障项目的顺利运行。

二、重点建设项目档案管理的现状

随着于洪区破解“城乡二元”结构,建工业化新于洪,创城市化示范区”,“于洪全域城市化“等区域发展战略的调整和实施,我区基础设施建设和基础产业建设迅速发展,区级以上重点工程项目日益增多。“十一五”期间,投资3000万元以上项目累计达到560个,累计完成投资818.3亿元,其中亿元以上项目204个。沈阳国际特种机床装备城、丁香湖国际汽车城、中海城三大项目投资规模居全市同类项目前列。由于这些项目关系着国计民生和经济发展,同时又具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。目前,这些重点建设项目档案分别存放于设计部门、施工部门、主管部门等不同地点,同一个项目档案资料存在多头管理的现状。同时,重点建设项目档案分布在农、工业、城乡建设、基础设施、生态环境等多个领域,对档案管理的技术要求高,范围广,因此管理难度很大。

近年来,我们通过对《档案法》、《〈档案法〉实施办法》和国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《建设项目(工程)档案验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等法律、法规、规章的学习宣传贯彻,不断提高对做好重点建设项目档案工作的思想认识,将加强重点建设项目档案管理作为服务国家经济建设切入点,努力加大工作力度,积极参与并主动与区发展和改革局、区城建局等职能部门加强联系,及时了解和掌握重点工程立项、施工建设情况,按要求进行跟踪检查。同时,加强同工程项目建设单位、主管单位协作,做好日常业务的监督指导。建立重点工程档案管理登记制度,及时了解档案资料变动情况。使全区重点建设项目档案管理朝着法制化、规范化、标准化方向健康发展。各建设单位都能确定档案资料分管领导,并落实具体人员负责收集、保管、利用等日常管理工作,能投入一定经费,配置一定的档案装具,基本上能做到档案资料集中统一管理。总体形势发生了可喜的变化。但是,在实际管理工作中也不同程度地存在着某些建设单位领导对档案工作不够重视、制度不健全、投入经费不足、管理人员业务水平偏低等方面问题,使重点建设项目工程档案管理工作严重滞后,主要表现在以下几个方面:

1、项目档案登记不规范。到目前为止区级重点建设项目中,只有极少数项目按照有关规定对重点建设项目档案进行登记,而大多数项目业主单位未履行项目档案管理工作职责,未按照国家规定在项目竣工验收前组织档案专项验收。项目竣工验收结束后,项目档案散落在业主、监理、施工等各部门,档案或零乱或缺失,造成有项目却没有系统完整的竣工档案资料,给项目建设、生产和管理带来了诸多不便。

2、档案监管措施不到位。 按规定,应将档案管理工作纳入项目管理的全过程,但所调查的重点建设项目都没有将档案规范管理移交工作列入到项目合同管理。有的业主单位认为,只要项目顺利完工通过竣工验收即可,不需要档案部门进行业务指导和监督,甚至对档案管理部门在重点建设项目档案监督、指导过程中提出的意见建议,落实不到位,措施不得力。

3、档案指导工作相对滞后。近年来,重点建设项目管理工作发生了很大变化,国家对建设管理体制改革正逐步推进,工程招投标制度、工程招投标代理制度,竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐渐完善或有所变化,使项目档案内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案还没有纳入新的管理机制,如何适应国家法规制度,尽快建立完善项目档案法规制度,目前缺乏研究和应对措施。如何解决重点建设项目档案管理中存在的问题,提高重点工程档案管理水平,值得我们每个档案人员去认真思考与研究。

    三、存在的主要问题及原因

   1、档案意识淡薄,管理制度不健全。重点建设项目大都点多线长,施工队伍流动性强,一些单位还没有形成有效档案管理体制,一是档案工作人员网络不健全,重点建设项目档案管理人员不稳定,职责不清:二是由于没有采取积极有效的措施,把档案资料规范管理工作落到实处上,造成具体管理人员缺少责任感,档案资料流向不确定,使得工程建设中技术、施工人员调动、变更,导致人走档案走,人走档案没人做的现象出现,项目文件材料的积累收集不全、整理不规范、保管条件差,影响了档案工作的质量。三是档案管理不规范,保管期限划分不准确。如在我区丁香湖建设项目施工过程中,往往边干边改,没有一张设计图纸与最后的施工工程一致。造成设计图纸一大堆,不好确定怎样归档。出现了文件材料遗失、损毁等严重现象。四是,由于日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设,抓“形象工程”,只注意安全生产、工程质量,而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作,某些档案工作人员,因没有工作压力,往往处于一种应付状态。

      2、档案管理经费投入不足,保管条件较差。在一些重点建设项目单位中,没有设立独立的档案资料室,有的档案资料甚至捆堆放在地上,档案“八防”措施上更是难以落实,特别是防盗、防火等措施。大部分建设单位,为了节约办公用房,或者为了查找利用档案资料方便,往往档案室是和工程人员办公室合二为一进行使用,给档案资料的安全保管带来隐患。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑,认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的,没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理,只要表面上能应付过去就行了,没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺,办公费用紧张,尽量能省则省,往往不愿拿出足够的资金用于档案管理,改善保管条件。

    3、档案管理人员专业知识不强,业务水平不高,管理不规范。目前,我区重点建设项目档案资料管理人员大多数的档案工作人员都是兼职档案员,知识结构老化,知识层次低。有时由于忙于其它事务,很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫,档案业务知识欠缺,管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节,档案整理归档处在相对滞后的状况,造成工程资料不能有序规范管理,呈现零散状态,随着资料的堆积,整理归档势必跟不上去。因而,有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间,甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿,也没按规定办理利用登记手续,往往容易造成工程资料损坏遗失。由此,可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱,在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。在重点工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多,工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人极少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术,软件制作,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。以上原因导致重点建设项目档案工作人员对档案专业技术掌握的不全面,对档案规范化、标准化了解不透彻,实际操作不熟练。

四、对策和建议

1、加强宏观监控,完善法规体系

建立健全并严格执行法律、法规、规章,运用多种手段加强宏观监控是保证重点建设项目档案管理工作正常进行的首要条件。于洪区档案局针对前些年一些重点建设项目档案管理不规范的现象,不断加大对全区重点建设项目档案工作的监督、检查、指导与服务力度。于洪区档案局每年都要召开了全区的重点建设项目档案工作会议,对重点建设项目档案工作进行部署。并对涉及重点建设项目的14家单位进行专项执法检查。通过实行项目档案登记、现场业务指导服务等形式,进一步完善了我区重点建设项目档案工作监管模式,使我区点建设项目建设单位档案管理制度日趋完善,档案规范化管理水平不断提高,重点建设项目档案得到及时收集整理、安全保管和有效利用。经过几年的努力,我区多数参建单位都能自觉做好职责范围内的档案管理工作,为保证建设项目档案的齐全、完整和准确打下了良好的基础。

2、积极探索适应新形势下的项目档案管理新模式

随着社会主义市场经济体制的建立和发展,基本建设管理的体制也发生了重大变革,“项目法人制”、“招标投标制”、“招标代理制”“工程合同制”和“工程监理制”等制度的实行,使多年来习惯沿用的建设项目档案管理模式面临新的课题。作为档案行政管理部门要注意认真研究基本建设管理体制出现的新情况、新问题,不断探索和推广既适应市场经济体制的需要,又能确保建设项目档案完整、准确、规范的档案管理模式。调动参建各方的工作积极性,使档案工作真正渗透到工程的各个环节,收到了极好的实效。

3、大力加强对重点工程档案工作信息化、网络化建设的研究。

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。目前,美国、德国、荷兰等先进国家对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟。我们可以注意推广先进管理方法,采用先进技术,避免走弯路。由于日前光盘的刻录技术已相当普遍,国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中利用光盘库载体进行档案管理成为可能,也就有可能成为项目档案管理一个发展方向。

4、积极配合,加强协作,努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境

重点建设项目往往是规模大、周期长,涉及部门较多,要做好重点建设项目的档案工作仅靠档案行政管理部门的努力是远远不够的,需要各相关部门的共同重视和支持。因此,于洪区档案局在对重点建设项目档案管理的监督指导工作中,十分注重与有关主管部门的联系与配合,充分发挥他们的职能作用,积极争取各部门对重点建设项目档案工作的重视和支持,努力形成一个条块结合,分工协作,齐抓共管的良好局面。交通、水利、城建等部门不断加强对所属重点建设项目档案工作的监督、指导力度,在工程建设过程中经常检查指导,督促项目建设单位建立健全有关规章制度,加强项目档案的收集、整理工作。项目完工后认真组织有关单位进行项目档案的自检,并督促项目建设单位严格履行档案申报验收手续。

5、 加大档案人才的培养力度,努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。

面对经济和科技的发展以及我国社会主义市场经济发展的新形势,档案人员必须提高素质,以业务素质的提高为抓手,对档案专业知识进行学习,对现有的档案人员,可以通过委培、进修、培训,不断拓宽知识面,优化知识结构,掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平,同时要大力引进档案专业中高级人才,为重点工程档案建设服务。

总之,随着社会主义市场经济进一步向纵深发展,建设市场的管理体制将进行改革,对建设项目档案管理也会出现新情况,作为档案行政管理部门要注意研究这些新情况,新问题,积极学习和推广国内外建设项目档案管理经验和手段,重视对项目档案人才的培养和激励机制,不断总结完善建设项目档案管理的经验,促进重点工程档案管理再上一个台阶。

陈秀红 肇绅 洪君   


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