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“查阅档案登记表”的特殊价值及管理对策
更新时间:2019/6/11

“查阅档案登记表”的特殊价值及管理对策

                                                                                                               作者:李文琼 来源:《四川档案》

       各级综合档案馆在接待档案用户,提供档案利用中,都会形成大量的“查阅档案登记表”(或称“档案查阅登记表”、“档案利用登记表”、“查档登记簿”、“档案资料查阅登记表”等,为表述方便,本文统称为“登记表”)。这些登记表,真实地记录了档案用户利用档案的全过程,它是工作人员和档案用户在利用过程中共同留下的原始记录,其信息蕴含量大,具有较高价值,值得档案部门精心保管,大力开发,发挥它应有的作用。

  1. 登记表的价值分析

  登记表的价值不仅表现在对档案馆业务工作的反馈参考作用,而且还表现在对档案用户的示范指导作用。它既是档案馆统计分析档案利用情况、研究利用工作特点和规律,总结工作和制定规划的重要依据,也是档案学理论研究的第一手材料,是档案用户查阅档案的示范。

  1.1 为完善基础业务工作提供指南

  登记表是评估档案基础业务工作的一面镜子,登记表上的“调卷单”可以了解分析馆藏档案的缺陷和不足,为丰富、优化馆藏提供数据;“调卷记录”可以为档案馆的编研选题提供方向,增强服务的主动性;“利用效果”是编制利用实例,搞好档案宣传教育工作的最好资料;“无效利用”是检查馆藏成分、检索工具的有效手段。总之,登记表是档案利用情况的晴雨表,通过它可以及时了解档案利用状况与档案工作的薄弱环节,不断改进档案工作。

  1.2 为重点档案优先数字化提供参考

  目前,各地档案馆都在加紧馆藏档案的数字化工作,可是,馆藏全宗繁多,数量浩大,数字化工程艰巨,需要分批进行。如何从中挑选出一批重要档案优先数字化,优先提供利用?这就需要拟定客观实用的划分原则。其中,主体需求标准即实际利用需求标准是我们要考虑的一个重要因素。对那些利用频率高,现实查考价值和学术研究价值高的档案应优先数字化。如何判定哪些档案利用频率高呢?登记表就是最好的工具,由于登记表上有详细的调档记录,只要对登记表稍加统计,就可以得出较为准确的信息。

  1.3 为解决查档难题及复查问题提供线索

  在查档工作中,工作人员常常会遇见一些查档难题。例如,有的档案用户查找内容较深,不仅需要按标题、时间进行查档,而且要查找出文件中所涉及到的人或事的详细内容。而目前,各档案馆保存的档案大部分是2000年以前以“卷”为单位的档案,这些档案中,部分案卷标题并不能准确揭示卷内成分。同时,由于过去档案整理工作不够规范,特别是上世纪50~70年代的档案,归档范围、保管期限划分没有统一的标准,各个立档单位形成的档案五花八门。由于馆藏档案这些问题的存在,加之现在很多档案馆的数字化工作还在进行中,全文检索尚不能全面实现,这就给利用工作带来很多难题,档案用户的高要求与基础业务工作薄弱之间的矛盾越发突出,档案部门面临着空前的挑战。

  如何解决由于馆藏档案不规范、数字化程度不高而造成的有档案查不出来的问题呢?笔者认为,登记表是解决查档难题的有效方法之一。当首次面临这些查档难题时,档案人员根据有限的线索借助各种检索工具,花费大量的时间和精力,耐心细致地查找,最终查出档案,所有这些工作的努力,都体现在登记表上。以后如果碰到查找相关内容的用户,可以以登记表为线索进行查档,减少重复劳动。因此,我们应当珍惜这一劳动成果,充分发挥登记表的妙用。

  同时,登记表是解决复查问题的有效手段。在利用工作中,我们也常常会遇见一些复查问题,档案用户为某一问题,多次来馆查档,这种情况在学术研究和落实政策的档案用户中常见,例如,搞学术研究的学生撰写论文时,为了补充内容,印证观点,需要复查以往来馆查档的资料。如果没有登记表的记载,复查工作量大得难以想象,而且未必能顺利找到当时查到的文件。

  1.4 对用户的启示价值

  随着社会档案意识的加强,国家各项社会保障政策的实施,普通公众对档案的需求越来越旺盛。普通档案用户大多知识层次不高,没有查档经验,到档案馆后无所适从,即使工作人员给予指导,常常还是错误百出。为此,档案部门采取各种措施对用户教育,但起不到立竿见影的效果。笔者以为,借助登记表对用户进行示范教育比上述方式更直接,更有效。例如,办社保查工龄的用户。当用户来馆查档时,工作人员除为用户介绍馆藏外,并把已登记过的同类用户的登记表提供给该用户参考,就可以对该用户起到很好的示范作用,这样,不仅极大地方便了用户,还提高了查档的效率和准确率。

  2. 登记表的管理开发现状及存在问题分析

  据调查,目前相当一部分档案馆对蕴含丰富信息、利用价值很高的“查阅档案登记表”重视不够,管理不善,情况堪忧。

  2.1 管理开发现状

  主要表现在:第一,不加整理任意堆放。笔者调查看到,有的档案馆将登记表不做任何整理,按形成时的状态堆放,一年结束后,将这些登记表打捆,丢在无人问津的角落,几年后,当作废纸销毁。第二,稍加整理。有的单位按时间顺序一个季度或半年或一年装订成册,十几本或几十本束之高阁。第三,开发空白。目前,登记表的主要作用只是年终填写统计报表。而统计的内容又极其简单,如统计利用家数、调卷数量、人次、卷次、复印数量等,这些统计,其实就是统计工作量,它只能回答利用工作中的成绩。而真正涉及“质”的如用户信息分析、利用目的分析、查准率统计、调阅档案频率统计等都未涉及。因此,可以说,登记表的开发几乎处于空白。

  2.2 存在问题分析

  登记表具有较高价值,也是档案馆业务档案的重要组成部分,为什么多年来一直没有纳入归档范围?笔者分析,原因有二:一是意识问题,大家仅仅把登记表作为查阅档案的一种工具、手续,而未想到它也是工作人员和档案用户在利用档案中留下的原始记录,是重要的业务档案,具有较高的利用和凭证价值,因此,未给予充分重视。二是它不是红头文件。各单位纳入归档范围的档案绝大部分是红头文件,而登记表则不是,容易造成工作人员的忽视,这就是为什么关于放假、通知等红头文件都可以进入一个单位的档案大军,而登记表却被排除之外的重要原因。

  3. 归档保存是查阅档案登记表的最好归宿

  笔者以为,登记表的管理状况堪忧,应该引起重视。为了保管和利用,充分发挥查阅档案登记表应有的作用,对其实行科学、规范的归档保存是必由之路。

  3.1 整理方法及步骤

  鉴于登记表有其自身的形成规律和特点,且多年积累,数量较多,应分不同情况,进行整理,其整理方法和步骤如下: 

  (一)按件归档。即以档案用户为单位,将档案用户此次来馆所有资料归为一件。将查档介绍信、档案调阅单、复印申请单、拍照申请单、还原申请单、利用效果单依次附在相应的查阅档案登记表之后,作为一件来处理,一年内同一档案用户多次来馆查档每次算一件。

  (二)分类。按所解决的问题分类。在同一年度内,先分问题,把登记表按照所解决的问题分为若干类,再按时间先后顺序排列。如知青下乡类,先进劳模类、社保类、工龄学历类等。

  (三)划分保管期限。有机关领导签署查阅意见;对解决某一批次问题具有代表性的;经查阅不在应属全宗中的,工作人员费劲找出的,可为以后查阅工作节省大量时间的;外国利用者利用档案等登记表应列为永久保存。其他的登记表为定期保存。

  (四)保管地点。登记表归档保存后,应由专人统一管理,因在短时期内主要是利用部门的工作人员使用,为方便利用,建议这批档案先放置在利用部门,由档案利用部门代为保管。登记表在利用部门的利用价值逐渐变小时,再移交到档案馆保存,以供社会各界利用。

  3.2  需要注意的问题

  首先,做好日常登记收集工作。在查档工作中,每接待一档案用户结束后,仔细清理该用户的材料,将该用户此次前来的一切资料收集齐全,并在登记表上做好补充登记,即将调阅卷数、复印张数、是否查全等做详细登记。

  其次,接待人员要有认真负责,不怕吃苦的精神。在接待时,要尽可能为用户多查找相关的全宗,特别要注意在不相关的全宗里找到利用者所需的材料,一定要在登记表中填写清楚。

  再次,登记表需要归档,但并非全部需要归档。正如一个单位的归档范围一样,只有有价值的、需要保存的才归档。

  第四,对登记表内容的统计分析需要归档。为了寻找利用规律,预测利用需求,一些档案馆对登记表进行统计,有月报表,季度报表,或年终统计等,这些是对登记表的汇总,与登记表关系十分密切,需一起归档。

  参考文献:

  [1] 杨晓华. "查档登记表" 的整理与档案的开发利用[J]. 档案与建设, 1991, (5).

  [2] 王彩变. 档案利用登记表应归档保存[J]. 山西档案, 2002, (5).

  [3] 金玲. 查档登记簿在调档中的作用[J]. 浙江档案, 1997, (2).

  [4] 胡效来. 档案馆 "查阅利用档案登记" 的使用[J]. 山西档案, 2004, (2).

 

 (作者单位:泉州经贸职业技术学院)


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