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区县档案馆档案分级管理的探索
更新时间:2019/6/11

区县档案馆档案分级管理的探索

 胡家文 蒋伟强 田翠萍  摘自《档案工作》2015年第9期

       笔者结合区县档案馆档案管理实际,提出分级管理的概念,即区县档案馆档案分级管理就是在区县档案馆现有管理模式(传统管理模式)的基础上,对永久保管范围的档案依据档案价值标准,将永久档案划分为一、二、三级,并按照档案等级实施科学有序管理的行为。

      一、区县档案馆档案分级管理的特点

    (一)标准的细化性

      档案分级管理与传统档案管理的前提都是档案价值鉴定理论,但两者属于档案鉴定的两个层次,即档案分级管理中档案价值鉴定是传统档案管理中档案价值鉴定的深化。在传统档案管理模式中,档案的价值是通过档案保管期限的长短来显示的,其划分标准是档案保管期限表,但对于永久保管档案则不再进行价值判定。档案分级管理则是鉴定甄别具有永久保存价值档案之间的价值差异,分清玉石,从而对不同价值的档案施以更为科学的管理,其标准是在划分档案保管期限的基础上再对永久档案进行细化,确定永久档案的一、二、三级,因此其标准更具细化性。

    (二)保管的特殊性

      在传统档案管理模式中,馆藏永久保管档案以全宗为单位,按种类和载体分库集中存放,即同一类别、同一载体、同一全宗的永久档案集中存放在一起;但在档案分级管理中,对永久保管档案分出不同的等级,从而使得同一全宗、同一类别、同一载体的档案因其价值的不同,分别保存在不同的库房里,并且不同全宗、不同类别、不同载体但价值等级相同的档案存放于同一库房,这就使得分级管理后的档案在保管上存在其特殊性。

     (三)保护的优先性

      在档案分级管理中,档案的整理与保管按照不同的级别进行科学有序地管理,是对传统档案管理的一种突破。它通过对永久档案区分等级,从而对不同级别的档案采取相应的保管要求,集中力量对更为珍贵、更具价值的档案进行特别的保管与保护;而在传统档案管理模式中,档案的整理与保管是从维护档案之间的有机联系,以便查找利用为出发点,以全宗为界定,集中存放。即在档案馆中,同一全宗、同一类别的档案集中存放在同一个库房,以便日常保管和利用;永久档案在保管、保护方面一视同仁,不存在差异,因此档案分级管理体现档案保护的优先性,即优先对馆藏永久档案中等级较高的档案采取保护,并且根据不同的级别依次递减。

      (四)利用的安全性

       在传统档案管理中对档案的利用往往是利用原件或者复制原件,对于有些已进行数字化的档案则提供数字化扫描件,一般不制作仿真件等。因特殊情况经局(馆)长同意,一些永久档案还可以办理外借出馆手续,但档案分级管理对不同等级的档案采取不同的利用要求。如对一级档案则严格禁止提供原件,并且严格禁止外借出馆,因为这部分档案往往是馆藏档案中最为珍贵、最具价值的,有的甚至是孤本,一旦被损毁或丢失,将无法弥补,因此对其利用来说,应通过制作仿真件等方法制作复制件,使档案在提供利用中相对于传统档案管理中的利用工作更具有安全性。

       二、区县档案馆档案分级管理的可行性

      (一)理论层面的可行性

       1.法律、法规的支撑

       1999年新修订颁布的《实施办法》第三条、第十五条和第十九条分别提到了分级管理的相关内容,明确了分级管理的管理办法和标准的制定机关,提出应对定级档案采取措施予以保管保护的总体方针,并规定了不同级别档案的出入境审批程序与要求。这些虽然只是一些原则性、粗略性要求,但毕竟是在法律、法规层面上的体现,进而为实施档案分级管理提供了法律、法规上的支撑。

       2.档案价值理论的支撑

       档案价值的问题一直是档案界关注的热门话题,对于这一问题的理论探讨也从未间断,特别是近年来,随着档案馆资源建设的推进,档案价值理论逐渐由侧重于以保管期限为界定向侧重于同一期限内区分档案价值高低转变。档案定级鉴定,有了档案价值理论作支撑,档案分级管理具有了较大的可行性。

      3.档案成本效益理论的支撑

      档案馆保存档案是有成本的,但在相当长的历史时期内,在我国档案管理工作中,成本效益的观念、意识是缺失的。档案成本效益理论是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。冯惠玲教授曾经指出:“任何一个社会、任何一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的,人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此,在鉴定工作中应摒弃不计成本、多多益善的观点,要考虑一下每份档案是否值得保存,值得保存多久”。档案分级管理,正是将有限的资源用于对最珍贵档案的管理,因此从档案成本效益理论出发可以看出档案实行分级管理的可行性。

      (二)实践层面的可行性

       1.档案鉴定工作实践的深化

       档案鉴定工作是档案馆业务工作的重要组成部分,是丰富和优化馆藏的重要手段。近年来,随着档案鉴定理论的发展与档案鉴定工作的不断深化,区县档案馆对期满档案的鉴定更为完善、更为深入,在行政管理上不仅将鉴定工作列入年度工作计划,同时制定专项鉴定工作计划,并且安排具有丰富鉴定工作经验的档案工作人员负责从事鉴定工作;对档案的鉴定更为深入,逐卷逐件进行鉴定。以北京市朝阳区档案馆为例,其以馆藏档案为鉴定对象,较为系统地开展了《朝阳区文件材料归档范围和档案保管期限表研究》,聘请馆外专家从事馆藏档案的鉴定,在区县级档案馆档案鉴定方面做出了有益的探索与实践:比在传统档案管理模式下对档案保管期限的鉴定更为精准,且在很大程度上为档案实行分级管理奠定了理论与实践的基础,进而将推动档案管理工作向更为科学的方向发展。

       2.国家重点档案抢救工程等工作的稳步推进

      按照国家有关部署与要求,区县档案馆自20世纪80年代相继开展了国家重点档案抢救工程、特藏室建设和中国档案文献遗产工程。这些工作的深入开展,使得馆藏珍贵档案与一般档案区分开来,并且使得馆藏档案中的珍品得到了应有的抢救、保管与保护。其工作在实施过程中所制定的组织实施、档案的入选标准、管理办法等一系列制度,将为档案分级管理提供有益的借鉴作用。例如,2008年北京市档案局举办的“北京档案珍藏室”就是一个很好的例子,其展品都是从北京市当时的18个区县挑选出来的馆藏珍品,其中的展品就有被列为中国档案文献遗产工程的档案。

       3.其他相关领域实践经验的借鉴

       档案同文物、资料、图书等具有相似性,所以其标准也具有较大的借鉴之处,档案分级制度的提出在很大程度上源于文博系统的文物分级管理制度,两者有共同之处,但也有本质区别。《文物藏品定级标准》是文博系统关于文物的定级标准,具有很强的操作性和科学性,被实践证明是成熟的、全面的、科学的定级标准;图书馆也有自己的定级标准——《古籍善本定级标准》,且被实践证明是科学的、易于操作的定级标准。在档案界,为推动档案分级制度在理论与实践层面的探索与发展,一些档案馆开展了明清、民国、日伪、建国后等不同时期历史档案的分级探索与实践,并且制定了《明清档案定级标准》、《民国档案定级标准》、《日伪档案定级标准》、《伪满档案分级标准》以及上海市档案馆关于省级档案馆馆藏档案的定级标准等,历史档案分级标准体系已经形成,对档案馆实施科学合理的档案分级管理具有重要的借鉴意义和实践基础。

      (摘自《北京档案》2015年第1期,作者单位:北京市东城区档案局)


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