网站首页  
县区频道: 华龙区清丰县南乐县范县台前县濮阳县濮阳开发区
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案电子期刊
中原经济区专题档案
互动
网上调查 馆藏珍品展厅 民国徽章展
利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 开放档案目录
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 业务指导
关于“档案包含文件”说的几点说明 ——答归吉官先生并兼与其商榷
更新时间:2018/8/9

 





关于“档案包含文件”说的几点说明

——答归吉官先生并兼与其商榷


管先海


笔者在2008年《档案管理》杂志第4期发表的《论“档案包含文件”——从发收文角度看档文关系并兼与刘东斌先生商榷》(以下简称《拙文》)一文,受到了同仁归吉官先生的关注。2008年《档案管理》杂志第5期发表了归吉官先生的《也谈“档案包含文件”——兼与管先海先生商榷》(以下简称《归文》),对《拙文》中的观点提出了异议和看法,在此对归吉官先生对《拙文》的不吝赐教深表感谢!笔者认真仔细地拜读了《归文》之后,觉得很有必要对《拙文》所论述的“档案包含文件”说作几点说明,以答归吉官先生并兼与其商榷。


1 关于文件概念问题

《归文》认为:《拙文》中的“文件概念更为狭义,仅指根据文件定稿印制的、内容准确、文字无误、格式规范、公文生效的标识齐全并具有法定效用的公文,即发文(文件)和收文(文件),认为文件的概念等同于现行公文的概念。”这恐怕是归吉官先生的主观臆断,是归吉官先生强加给笔者的观点,笔者并不认为文件的概念等同于现行公文的概念,笔者甚至不反对“大文件”概念。笔者所表述的“档案包含文件”说仅仅是从发文和收文的角度讲的(即从发文角度看,档案包括文件定稿、发文处理签、印制的文件,而文件仅为印制的文件,故档案包含文件;从收文角度看,档案包括收文<文件>、收文处理签,而文件仅为收文<文件>,故档案包含文件),是有“大前提(即发收文角度)”的,归吉官先生抛开这一“大前提(即发收文角度)”去解读笔者所表述的“档案包含文件”说必然会得出不同的结论。比如某某美籍华裔科学家,我们可以说:“从国籍的角度看,某某科学家是美国人”,抛开了“大前提(即国籍角度)”说“某某科学家是美国人”恐怕就不可以了。笔者所表述的“档案包含文件”说大致也是同样的道理。


2 关于“文件来自档案”问题

《归文》认为:由《拙文》中“因为我们通常所说的现行机关、团体、企业事业单位和其他组织的发文(文件)即‘印制的文件’的内容来自作为档案重要内容的‘文件定稿’,而文件上的‘签发人’信息内容则来自作为档案重要内容的‘发文处理签’上的领导的签名”而推出“从发文角度看,文件来自档案”的结论存在逻辑推理错误。笔者认为,从发文角度看,现行机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案保存的一份完整的档案通常包括文件定稿、发文处理签和印制的文件三部分;而文件即我们通常所说的现行机关、团体、企业事业单位和其他组织的发文(文件),一般仅仅是指作为档案保存的一份完整的档案的三部分中的最后一部分即印制的文件。从发文角度看,“文件”毫无疑问来自“文件定稿”和“发文处理签”,而“文件定稿”和“发文处理签”又是现行机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案保存的一份完整的档案的核心内容,正是从这个意义上讲,笔者认为,从发文角度看,文件来自档案。需要指出的是,笔者这里所说的“从发文角度看,文件来自档案”是从内容的角度说的,也就是说,“从发文角度看,文件内容来自档案内容”。笔者看不出这有什么逻辑推理错误。固然,正如《归文》所说:“文件是信息符号和载体的结合体,是内容和形式的统一体。”文件不能脱离于载体之外独立存在,但我要问一句:文件之所以称为文件主要是因为其内容还是其载体哪?毫无疑问,文件之所以称为文件主要是因为其内容而非其载体。既如此,既然“从发文角度看,文件内容来自档案内容”。怎么由此推出“从发文角度看,文件来自档案”的结论存在逻辑推理错误呢?至于《归文》说按照《拙文》的逻辑推理方式同样可以得出“作为文件重要组成部分的载体——纸张,来自某某造纸厂,那是否可以说文件来自造纸厂?”的结论,很显然是偷换了概念。因为笔者说的是“发文(文件)即‘印制的文件’的内容来自作为档案重要内容的‘文件定稿’,而文件上的‘签发人’信息内容则来自作为档案重要内容的‘发文处理签’上的领导的签名”。也就是说,笔者说的是(从发文角度看)“文件内容”来自“档案内容”,而非(从发文角度看)“文件载体”来自“档案载体”。如果按照《归文》的逻辑推理方式得出“文件”来自“纸张”乃至“造纸厂”的结论,岂不让人笑掉大牙!


3 关于“档案孕育文件”问题

《归文》认为:《拙文》的“从发文角度看,现行机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案保存的一份完整的档案通常包括文件定稿、发文处理签和印制的文件三部分,由此笔者认为作为档案保存的一份完整的档案形成的标志应是‘文件定稿、发文处理签和印制的文件’三部分全部形成,显然这三部分当中‘印制的文件’最后形成,也就是说,作为档案保存的一份完整的档案最终形成的标志应是‘印制的文件’的形成,而我们通常所说的现行机关、团体、企业事业单位和其他组织的发文(文件)最终形成的标志显然也应是‘印制的文件’的形成”和“档案孕育文件”自相矛盾。理由是:“既然档案和发文(文件)都是以‘印制的文件’的形成为最终形成的标志,两者的形成不存在谁先谁后的问题,是同步共生的”;“两者是同步共生,那根本就不存在档案孕育文件(发文)。因为孕育就意味着有先后”。因此,《归文》认为“用怀孕母亲与胎儿的关系来形容或者描述档案与文件(发文)的关系尚欠妥当” 。对此笔者是这样理解的:孕育并不就意味着有先后,就像“怀孕母亲”(档案)与其“胎儿”(文件)的形成不存在谁先谁后的问题,而是同步共生的一样。因为没有“怀孕母亲”(档案)就没有其“胎儿”(文件)一说;反之,没有“胎儿”(文件)也就无所谓“怀孕母亲”(档案)了。说“怀孕母亲”(档案)孕育了其“胎儿”(文件)似乎没有什么不妥当的。需要指出的是:笔者这里是用“怀孕母亲”与“胎儿”的关系来形容或者描述“档案”与“文件(发文)”的关系,而非用“母亲”与“胎儿”的关系来形容或者描述“档案”与“文件(发文)”的关系,很显然《归文》在此是偷换了概念,才得出《拙文》中“出现前后自相矛盾的观点”的结论。何况,《归文》也承认:“从发文角度看,如果真要问是谁孕育了文件?那只能说‘文件定稿’和‘发文处理签’孕育了文件(印制的文件)。” 而“文件定稿”和“发文处理签”是(从发文角度看)现行机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案保存的一份完整的档案(包括文件定稿、发文处理签和印制的文件三部分)的重要组成部分,既然《归文》承认“是‘文件定稿’和‘发文处理签’孕育了文件(印制的文件)”,就等于承认(从发文角度看)是“档案孕育了文件(发文)”。


4 关于“收文是否具有原始记录性”问题

关于“收文是否具有原始记录性”问题,笔者认为,“收文(文件)”不具有原始记录性,因为“收文(文件)”不是由收文单位直接形成的。但同时,我们必须承认,“尽管文件即我们通常所说的现行机关、团体、企业事业单位和其他组织的收文(文件)不是由本单位直接形成的,也不具有原始记录性;但收文处理签及其所反映的信息则是本单位‘直接形成的’的‘原始记录’,也具有原始记录性,而现行机关、团体、企业事业单位和其他组织作为档案保存的收文和收文处理签通常被作为档案的统一体保存。”也就是说,对收文单位而言,单纯的“收文”不具有原始记录性,因为它(收文)不是收文单位直接形成的;但当“收文”和“收文处理签”作为档案的统一体保存时,这个“统一体”就具有原始记录性,因为“收文处理签及其所反映的信息”是收文单位“直接形成的”的“原始记录”。而《归文》认为收文(文件)也具有原始记录性。其理由是:“发文(文件)和收文(文件)实为同一文件,只是划分的角度不同,而才有不同的称谓。既然承认了发文(文件)的原始记录性,那就不应该否认收文(文件)的原始记录性。”对此笔者是这样理解的:其一,《归文》说“发文(文件)和收文(文件)实为同一文件”似乎有点欠妥,尽管两者的“内容信息”相同,但两者对应的“归档单位”则大相径庭,发文(文件)是相对于“发文单位”而言的,而收文(文件)是相对于“收文单位”而言的。其二,《归文》由“既然承认了发文(文件)的原始记录性”推导出“那就不应该否认收文(文件)的原始记录性”的结论值得商榷,发文(文件)是“发文单位”“直接形成的”的“原始记录”,理所当然地“具有原始记录性”;而收文(文件)不是“收文单位”“直接形成的”的“原始记录”,当然“不具有原始记录性”。《归文》为说明其“收文(文件)也具有原始记录性”的观点,从三个方面作了进一步阐述:“①从收文(文件)的来源上看,收文(文件)的产生和使用并非随心所欲,而是要以人们的具体活动需要为基础,社会实践活动才是收文(文件)产生的根源。②从收文(文件)的内容上看,收文(文件)记录了当时当地人们从事社会活动的过程和结果,并真实反映了活动主体的思想、意图和要求;即便收文(文件)所记录的、所反映的不是收文单位直接形成的信息,但它也具有原始记录性,是对其形成活动的原始记录。③从收文(文件)的形成上看,收文(文件)物质载体上保留着文件形成者(文件制作者)当时活动中形成的各种原始信息,也就是说,从发文到收文的文件处理和传递过程中,文件的原始记录性没有被改变,发文(文件)的原始记录性可以较完美地转移到收文(文件)上。从以上三方面考证,收文(文件)必然存在着原始性的特点。”对于《归文》的这三个方面的阐述,我是这样理解的:其一,从收文(文件)的来源上看,收文(文件)的产生和使用固然是要以人们的具体活动需要为基础的,是人们社会实践活动的产物,但这只能说明收文(文件)相对于其形成单位(即发文单位)而言具有“原始记录性”,因为收文(文件)是其形成单位(即发文单位)社会实践活动的产物,是“发文单位”“直接形成的”的“原始记录”;固然收文(文件)也被收文单位所使用,但它毕竟不是“收文单位”“直接形成的”的“原始记录”,当然相对于收文单位而言就“不具有原始记录性”。其二,从收文(文件)的内容上看,收文(文件)固然“记录了当时当地人们从事社会活动的过程和结果,并真实反映了活动主体的思想、意图和要求”,但这只是相对于其形成单位(即发文单位)而言的;正如《归文》所说:“收文(文件)所记录的、所反映的不是收文单位直接形成的信息”,相对于收文单位而言理所当然“不具有原始记录性”。其三,从收文(文件)的形成上看,“收文(文件)物质载体上保留着文件形成者(文件制作者)当时活动中形成的各种原始信息”,但这只能说明收文(文件)相对于其形成单位(即发文单位)而言具有“原始记录性”;至于说“从发文到收文的文件处理和传递过程中,文件的原始记录性没有被改变,发文(文件)的原始记录性可以较完美地转移到收文(文件)上” 也只能说明收文(文件)相对于其形成单位(即发文单位)而言具有“原始记录性”,并不能说明收文(文件)相对于收文单位而言具有“原始记录性”,因为无论如何收文(文件)也不是“收文单位”“直接形成的”的“原始记录”。至于《归文》的结论“从以上三方面考证,收文(文件)必然存在着原始性的特点”,笔者没有任何异议,但这种“原始性的特点”是相对于其形成单位(即发文单位)而言的,而非相对于收文单位而的。综上所述,笔者认为,《归文》认为的“收文(文件)也具有原始记录性” 是相对于其形成单位(即发文单位)而言的,而非相对于收文单位而的;但我们讨论“收文(文件)是否具有原始记录性”应该站在收文单位的角度,若一味站在发文单位的角度证明“收文(文件)也具有原始记录性”,笔者认为意义不大。


5 关于“‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成”问题

《归文》认为:“在收文这一阶段,管先海先生虽然没有明确说明档案最终形成的标志,但是《管文》中隐含着这样的结论(在《管文》从档案的本质属性、档案的唯一性和档案的形成三方面对收文与档案的关系的论述中隐含):‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成,也就是说,‘收文处理签’一经形成便是档案。”对此笔者想说明以下几点:其一,“‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成,也就是说,‘收文处理签’一经形成便是档案。”这一观点是《归文》凭主管臆测强加给笔者的,不管笔者是否这样认为,因为《拙文》意在阐述“档案包含文件”的观点,至于“‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成问题”不是《拙文》阐述的重点,至于从收文角度看档案最终形成的标志是什么,是“‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成”还是“收文处理签和收文(文件)办理完毕归档以后才意味着档案的最终形成”,都似乎不影响笔者“档案包含文件”的观点。其二,《归文》认为,“收文处理签一形成并非就是档案”,“收文处理签一形成是否就是档案?或者什么时候才是档案?那就要以收文(文件)在特定阶段所具有的价值或所发挥的作用为依据进行判定。这种收文(文件)的主导性表现在归档上,收文处理签只是收文(文件)的辅助件或附带物,当然,收文处理签也是作为档案保存的一份完整的档案的重要组成部分,是不可或缺的。总之,收文处理签和收文(文件)的运动轨迹也要遵循文件运动规律,只有进入半现行期或非现行期时,这两部分文件才构成一份完整的档案。”笔者认为,《归文》的这种“收文处理签和收文(文件)办理完毕归档以后才意味着档案的最终形成”的观点,从理论上讲似乎无懈可击,因为“收文处理签”的形成只是意味着“档案制作活动”的完成,并不意味着“档案形成活动”的完成。其实,如果深究的话,从理论上讲,“归档”也并非一定就是“档案形成活动”完成的标志,“档案形成活动”完成一般来说肯定要早于“归档”。其三,笔者认为,尽管从理论上讲,“收文处理签”的形成只是意味着“档案制作活动”的完成,并不意味着“档案形成活动”的完成,“收文处理签和收文(文件)的运动轨迹也要遵循文件运动规律,只有进入半现行期或非现行期时,这两部分文件才构成一份完整的档案”;但是实际上,作为“一份完整的档案”保存的“收文处理签”和“收文(文件)”在“收文处理签”一形成之时与“办理完毕归档以后”并没有什么区别,因为不管是在“收文处理签”一形成之时,还是在“收文处理签和收文(文件)办理完毕归档以后”,“收文处理签”还是那个“收文处理签”,“收文(文件)”还是那个“收文(文件)”。

关于“从发文角度看档案形成标志”问题,《归文》认为:“文件定稿、发文处理签和印制的文件一样都属于现行文件范畴,即便它们一形成就被档案人员或者有关人员存档或者以备存档之用,但所具有的依然是现行价值(包括孕育现行价值)。只有等到退出现行期并进入半现行期或非现行期时,这三部分现行文件才构成一份完整的档案。”这一观点和其“收文处理签和收文(文件)的运动轨迹也要遵循文件运动规律,只有进入半现行期或非现行期时,这两部分文件才构成一份完整的档案”的观点大同小异,均是从理论上讲的,而《拙文》是结合档案工作实际说的,为避免与笔者关于“‘收文处理签’的诞生就意味着档案的最终形成”问题的说明重复,这里就不再赘述了。

 (作者单位:濮阳市档案局)


友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1