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档案部门“软环境”建设三人谈
更新时间:2018/8/9

管先海(濮阳市档案局、馆):如果将档案部门的服务环境划分为“硬环境”和“软环境”两大类的话,那么“硬环境”是指档案部门的房舍、藏档、设施等有较为明确要求和具体评价标准的客观条件;而“软环境”则是指档案部门中客观存在的主要由档案人员控制和把握的以潜移默化的方式对用户利用档案部门产生实际影响的各种要素。如果说“硬环境”是档案部门的躯干和肢体的话,那么“软环境”则是档案部门的大脑和灵魂;如果说“硬环境”反映档案部门的客观条件的话,那么“软环境”则体现一个档案部门的追求和理想。可见,“软环境”建设是档案部门建设中极为重要的方面,只有软硬件相辅相成、软硬环境辩证统一,一个档案部门才能充分发挥其应有的功能。

 

  yctcbxj:软环境是相对硬环境而言的一个概念,它是指物质条件以外的诸如政策、文化、制度、法律、思想观念等外部因素和条件的总和。在现有的环境下,这些因素又集中体现在机制上。软环境就是在经济发展中,相对于地理条件、资源状况、基础设施、基础条件等“硬件”而言的思想观念、文化氛围、体制机制、政策法规及政府行政能力水平和态度等。从档案部门来看软环境建设应着重于解放思想,更新观念,改革档案管理体制,理顺档案管理方法,提高档案人员素质等方面。具体来说,一要建立科学决策机制。档案部门始终把狠抓软环境建设作为推动档案跨越发展的杠杆,把优化政务环境作为启动软环境建设的突破口,有效解决好档案部门管理错位、服务缺位等突出问题。二要建立舆论监督机制。加强档案部门与人民群众的联系,积极发挥群众民主监督权利,有利于促进档案部门作风转变和效能提高。三要建立长效管理机制。制度建设是否完善是软环境建设是否成熟和规范的重要表现,也是检验抓软环境工作水平和成果的实践标准。各级档案部门能否按照档案法律、法规加强建设是档案软环境建设的重要方面。制度规范,执行有力,便于提高档案管理水平。四要建立人才培养机制。人是档案管理中关键要素。档案人员的素质高低直接关系到档案管理现代化的成败。档案制度的执行、思想的解放、体制的改革、管理的理顺等方面均需要人去做,加强人员素质的培养有利于软环境的建设。

 

  管先海:关于档案部门的“软环境”建设的内容,我个人认为,主要包括两个层面:

  其一是“以人为本”的档案部门管理理念。所谓“以人为本”,就是把人的因素放在第一位,档案部门一切活动都围绕人来进行,紧紧抓住“尊重人──理解人──关心人──激励人──培养人”这几个重要环节,做好对人的管理。具体来说以人为本”的档案部门管理理念主要体现在两个方面:一方面,要关心爱护全体档案人员,切实为广大档案人员办实事、办好事,从而充分调动广大档案人员的积极性和创造性,上下拧成一股劲,齐心协力共同为档案部门发展而努力奋斗;另一方面,要牢固树立“用户至上”的服务意识,为广大用户创造一个优美、文明、和谐的服务环境,使广大用户切切实实体会到档案部门的关心和爱护。

其二是科学有效的档案部门管理制度与模式。档案部门管理制度是指档案部门与用户在服务和接受服务过程中缔结的社会性关系,以及用于调控这些关系的规范性体系。科学有效的档案部门管理制度与模式的目的就是对档案部门实行科学管理,努力实现档案部门管理的集约化、自动化、绩效化、人性化和规范化。所谓集约化管理,就是对资金、人力资源等档案部门管理对象进行集中统一配置,采取最全面、最经济、最有效的组织结构、经济和技术措施的一种管理模式;所谓自动化管理,就是运用现代信息技术手段和装备,实现档案部门管理的自动化;所谓绩效化管理,就是以档案信息服务能否扎扎实实地促进用户所从事的各项工作、实实在在地为广大用户解决实际问题为目的,努力使管理目标切合实际、科学可行,最终实现管理绩效的最大化;所谓人性化管理,就是坚持以人为本,充分尊重和关心档案人员和用户的心理,通过体现人性化精神、富于人情味和亲和力的管理,增强档案部门的凝聚力和向心力;所谓规范化管理,就是要加强档案部门的规章制度建设,并使之处于动态发展的良性过程,在实践中不断完善、不断健全,使之成为调动档案人员积极性、团结一心、合力开创档案部门建设和发展新局面的政策依据。

 

张怀珍(南阳市档案局、馆):基层档案部门的“软环境”建设,关键在一把手,岂不闻“君子之德风、小人之德草”。人所共知,各级档案部门都设有党组织,档案部门的绝大部分同志都是中共党员。党组织的基本职责就是通过对党员的教育管理,充分发挥党组织的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用。要充分发挥两个“作用”,单位党组织就要通过多种形式去加强党的思想、作风、组织、制度、廉政建设,并与单位的精神文明建设、档案业务建设融于其中。档案部门党的建设、精神文明建设、业务建设真正搞好了,这些单位按理应该有一个率先垂范的好班长、有一个团结务实的好班子、有一支爱岗敬业的好队伍、有一套科学严谨的好制度。档案部门若真正实现了上述“四好”,其“软环境”建设何虑之有?

 

管先海:档案部门“软环境”建设应正确处理好三个关系:

一是"软环境"建设与"硬环境"建设的关系。档案部门“硬环境”建设具有资本需求刚性,而“软环境”建设则资金需求缺口相对较小。其实档案部门“软环境”建设与“硬环境”建设密切相关。档案部门"软环境"的塑造不仅仅是档案人员素质的提高、优良风气的培育、制度环境的建设、良好人际环境的建立等,档案部门的房舍、藏档、设备、自然环境等条件作为档案部门的"硬环境",它们的优化与美化同档案部门的文化环境、服务环境密切相关,对档案部门"软环境"的改善同样具有不可低估的作用。人们在建造房舍、收藏档案、配备设备、塑造自然环境过程中所付诸的"匠心",会统统转换为一种信息储存于有形的载体中。用户身处这样的环境之中,会自觉不自觉地感受到这些信息,接受美的陶冶与熏陶,从而对其精神世界产生潜移默化的影响,并最终对档案部门的"软环境"产生重要的作用。所以,我们在建设档案部门"软环境"的过程中,一定要注意"软环境"与"硬环境"的和谐发展。

    二是技术与服务的关系。技术和设备对于现代档案部门无疑是极其重要的。但是,档案部门作为一个档案服务机构,其永恒的主题是服务,它更多地含有人文主义的成份。因此,我个人认为,档案人员首先应该关心的是思想而不是物质实体,在技术与服务的关系上,我们要充分认识到档案人员的天职就是服务,档案人员服务的对象是"人",在服务过程中一定要以人为本,做到人性化服务,否则档案部门的技术与设备也就没有存在的意义,特别是在当前档案界存在着一种"重技术不重精神、重设备不重服务"的普遍现象的情况下,我们更应大力倡导"用户至上,服务第一"这一档案部门的基本精神,始终牢记"在应用数学方程式时不要忘记人这个大方程式,这才是最重要的。"    

  三是德与才的关系。我们常说“德才兼备”,意思是说,德与才同等重要,两者相辅相成,不可偏废。同时,我认才和德同等重要固然没错,但相比之下,德似乎比才更重要!是否可以这样认为:有德有才者即德才兼备者是极品,即上等人才;有德无才者和有才无德者属中等人才,不过有德无才者相比之下要略好于有才无德者;无才无德者属下等人才。!


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