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重大建设项目档案验收若干问题浅析(二)
更新时间:2018/9/25

重大建设项目档案验收若干问题浅析(二)

作者:周卓颖

来源:《广东档案》


     3. 重大建设项目档案验收的“三不验”


    首先需要声明的是此处的“三不验”不是放任自流、完全不验,而是特指在档案验收时档案专业人员不应该过分深究,其他专业验收或档案验收组中其他专业的验收人员会根据其专业范围作出相应评价。“三不验”具体是不验档案的正确性,不验属于其他专业范围内的规范性,不越权裁决齐全性。


    不验档案的正确性要重点区分档案的真实性与正确性。真实性是指“跟客观事实相符合、不假”,重点在“不假”;正确性是“指与实际或预期完全符合”,重点在“不错”。档案的真实性是指“档案记载的内容与该内容所针对的社会活动的客观实际相吻合”,如果社会活动的客观实际是正确的,档案所记载的内容就是正确的;如果社会活动的客观实际是错误的,档案所记载的内容就是错误的。但无论档案所记载的内容是否正确,只要档案是如实地记载社会客观实际,档案就是真实的,所以档案的真实性和档案内容的正确性无任何必然关系,从某种意义上来讲,错误也是一种真实。重大建设项目档案验收首先就应该遵循这一原则,不对档案所记载的内容作出任何评价。以笔者所在单位为例,档案人员只对档案的真实性把关,至于内容是否正确则由项目工程师、监理等专业技术人员把关。


    不验属于其他专业范围内的规范性是指属于其他专业判断的事情,档案人员无权做出裁决的事情,如文件签署、签章等相关问题。在文件签署中(签字、签章等),档案专业要求“签字手续完备”、“签章手续完备”,不应使用易褪色的书写材料( 红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等),并未对“由谁签署”作出规定。在验收实践中,对于归档单位提出的某份文件是否需要总监签名、是否需要项目经理签名等问题档案人员应由工程技术人员负责解答。


    不越权裁决齐全性是指档案人员对齐全性的判断基于归档范围进行。归档范围不是档案人员靠拍脑袋拍出来的,是由工程技术人员、档案专家根据以往工程的实践制定出来的,来源于工程。在实际操作中,工程建设会根据实际需要作出某些调整,所以产生的文件类型也会发生变化。在收集时,档案人员不应墨守成规,工程技术人员也不能将判断是否齐全的责任全部推给档案人员,认为这是档案专业的事情。在验收时,档案专家根据归档范围验收;工程技术人员、监理要根据工程实际对文件的齐全性作出最终的裁决。


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