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基层档案工作“六化”
更新时间:2018/9/25


作者:王永文 特约记者 邹伟农

来源:中国档案报


    近年来,上海市绿化市容局着力增强本行业干部职工档案管理的法制意识、责任意识、常态意识和协同意识,推进依法管理,强化责任落实,加大制度建设,夯实基层基础,在本行业档案工作中建立起“六化”的长效机制,为新形势下加强和改进档案工作营造了投身改革、勇于创新的良好氛围。


    领导重视常态化。每年召开档案工作会议,将档案工作纳入处室和直属单位年度绩效考核,明确专职档案管理干部和各处(科)室(部门)兼职档案人员,构建直属单位档案工作网络。市绿化市容局局长陆月星要求把绿化市容行业的基本价值理念和追求目标——“国内领先、国际一流”,贯彻落实到各项工作中去,强调向先进看齐,抓好文件档案管理等基础工作。局领导身先士卒带动本行业25个直属单位的领导始终把抓好档案管理融入日常工作。在办文办会、行政审批、规划建设等常规工作中,在辰山植物园建园、崇明东滩生态修复等重大项目中,在“亚信峰会”保障、党的群众路线教育实践活动等重大活动中,局和所属单位领导都提出要同步认真做好档案管理,收效明显。


    制度配套体系化。根据《档案法》《上海市档案条例》等法律法规,结合本行业档案工作实际,完善各类档案管理办法。同时,制定重大活动、重要项目、电子文件归档管理制度,明确相应归档文件材料操作程序和归档流程,理清档案管理责任,形成了《上海市绿化市容局系统档案管理行为处分规定》,并上墙明示档案利用、档案保密以及档案室管理制度,为本行业档案工作依法管理提供了有力保障。局机关档案室在局领导的支持下,认真执行有关规定,不仅配置了190余平方米的综合档案室,达到档案保管保护“八防”要求,还投入约20万元经费,将本行业撤销机构4个全宗3595卷档案及时移交给市档案馆。


    指导督查规范化。印发《关于加强局属单位档案工作规范管理意见》,把档案管理规范要求延伸至本行业;开展局属单位文件归档质量调查自查;召开兼职档案员会议,组织经常性的现场指导档案工作活动;组织档案干部先后深入古漪园、水管处等所属单位提供指导服务。辰山植物园继1800多卷建园工程档案通过验收后,新开辟了条件更为完善的档案室;崇明东滩、共青森林公园、上海植物园等单位工程档案专业化程度不断提高;园科所等单位实现电子档案与纸质档案“双套制”管理;环境学校、滨江森林公园等单位修订完善档案管理制度,取得了实效。


    法制宣传常年化。该局抓住一切有利时机,常年开展档案法制宣传教育活动。结合本系统若干档案管理规定的出台,举办档案知识学习讲座;结合《档案管理违法违纪行为处分规定》的学习贯彻,组织由本行业各级分管领导及兼职档案员共同参加了学习测试活动;在“国际档案日·上海市档案日”系列宣传活动中,组织本行业近百人参加“档案里的故事——档案法制宣传与档案文化传播”社区巡讲活动;发动各单位积极为《档案里的故事——上海市档案利用实例》一书选送案例。崇明东滩科普教育基地生命映象展馆还参与了“国际档案日·上海市档案日”系列宣传活动期间的开放档案活动。


    专业培训持续化。该局机关专职档案干部和局属单位40%以上的兼职档案员,参加了上海市档案人员岗位业务知识培训,取得了档案人员岗位资格证书;局属五分之一的单位通过内部调整、社会招聘,引进了学历高、综合素质高的青年人从事档案工作;该局开发的具有文件归档、档案接收、档案查询、编目打印等功能的档案管理系统,经培训,98%以上的档案人员能熟练运用这一管理系统;开展了文书以件为单位归档、电子档案信息著录、科技档案验收、建章立制等档案专题培训。


    利用服务便捷化。上海绿化市容行业承载着该市城市发展轨迹和市容市貌的变迁,该局档案利用服务注重品质提升、特色打造、拓展管理内涵,借助办公自动化系统,有效整合电子档案管理,如将1581棵古树名木及1028棵古树后续资源纳入数据库管理,方便查询;再如开发的绿化林业遥感与地理信息系统可以查询每一片林地的数据。同时,注重档案利用的安全性,坚持严格实行纸质材料归档和电子档案信息著录完整性检验;严格实行档案查阅用户认定;严格实行进馆档案查阅专人开具证明;严格实行重要部门重要档案逐级审批的“四严”制度,确保档案利用安全有序。


    原载于《中国档案报》2014年10月27日 总第2677期 第三版


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