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烟台重点建设项目档案工作经验
更新时间:2018/10/8

烟台重点建设项目档案工作

城建档案是进行城乡规划、建设和管理工作的主要依据,是城市可持续发展的宝贵资源,是社会管理和公共服务的重要信息,也是工程建设、维修改造等工作的主要凭证。从今日起,本报三版开设《走进城建》栏目,介绍各地在重大工程项目、地下轨道交通、地下管线、房产、城市拆迁等方面档案管理工作的经验和做法,以飨读者。



 
烟台港的输油管道和油罐



    重点项目是国民经济和社会发展的重要支撑,重点项目质量的好坏事关国计民生,为保证重点建设项目档案齐全完整和安全有效,山东省烟台市档案局充分发挥职能作用,主动参与,强化监管,常抓不懈,有效地保障了重点建设项目顺利推进。

    加强组织领导,健全工作机制。烟台市档案局将重点建设项目档案工作纳入了岗位目标责任制,强化了组织领导,明确了责任科室,落实了任务分工。在认真调研的基础上,出台了《关于做好重大活动、重大项目和重大事项有关资料(声像)及实物档案征集与管理工作的通知》等文件。根据《重大建设项目档案验收办法》和《山东省重大建设项目档案验收办法》,依法加强对重点建设项目的指导力度,强化监管的实效。按照《山东省重点建设项目档案管理登记办法》的要求,督促各新建、在建、完工项目单位按规定时限填写档案登记表及时上报。目前,全市在建、完工重点建设项目全部登记在册,实行动态管理。

    加强横向联系,发挥职能作用。为形成合力,保证重点建设项目档案监管横到边,纵到底,市档案局根据现行档案管理体制,联合重点建设项目的主管部门和实施部门,齐抓共管,形成联动机制。自2004年起,进一步加强了与市发展与改革委员会的联系,在联合对全市各级重点建设项目档案管理状况进行全面调研摸底的基础上,对重点项目的监管机制、收集、整理、保管、利用现状进行分析研究,达成了共识,制订了监管计划,完善了相关措施。此后,他们与市发改委、项目主管部门多次实施联合执法检查,理顺重点项目档案的管理机制,并通过预验收等形式,保证重点建设项目档案的齐全完整与科学规范。

    实行分类指导,促进规范管理。由于重点建设项目主管部门和具体承担部门不同,其档案管理意识和水平也不尽相同。烟台市档案局根据不同单位的管理水平和档案基础情况,通过现场督导、集中培训、分级管理等方式,将有限的指导力量发挥出最佳效能。

    例如,第三届亚洲沙滩运动会是烟台市承办的规格最高的洲际运动会,为做好亚沙会档案工作,保留完整的赛会记录,市档案局在认真分析研究的基础上,量体裁衣,制定了一套切实可行的工作方案。在管理机制上,采取一级抓一级,层层抓落实的工作方法,烟台市档案局负总责,海阳市档案局抽专人指导,项目办组织人员专职管理;在业务建设上,通过“请进来,走出去”的办法,先后多次邀请省档案局业务专家进行现场培训、指导,组织工作人员现场参观考察十运会档案等,增强了工作人员的业务技能,保证了亚沙会档案的齐全完整和科学规范。

    为做好烟台港码头、万华聚氨酯股份有限公司异氰酸酯一体化等重点建设项目档案工作,采取的办法是重点加强事前登记管理,保证档案工作与重点建设项目同步规划,同步实施;在项目进行过程的重要节点及时跟进调度,保证材料收集齐全、完整、及时;在项目完工前采取预验收的方式,对档案材料进行全面检查,使重点建设项目归档工作在保证齐全完整的前提下,整理科学规范。

    加强监督指导,保证项目档案的齐全、完整、准确、系统。市档案局通过指导各项目建设单位明确分管档案工作的负责人,配备懂业务的专兼职档案人员,建立起以建设单位为主、各参建单位为辅的档案管理体系,制定完善的档案收集、整理、移交、保管、利用等制度;定期开展档案执法检查,重点检查档案管理体制、档案工作与项目建设“四同步”和纳入合同管理、档案安全保管条件、档案收集整理和信息化建设等,加强并规范业务指导,实行跟踪服务,重点帮助项目单位解决档案管理过程中遇到的实际问题,促进项目档案标准化、规范化。

    原载于《中国档案报》2014年10月27日 总第2677期 第三版


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