网站首页  
县区频道: 华龙区清丰县南乐县范县台前县濮阳县濮阳开发区
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案电子期刊
中原经济区专题档案
互动
网上调查 馆藏珍品展厅 民国徽章展
利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 开放档案目录
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 科技研究
民营企业档案工作知识(一)
更新时间:2018/11/23

民营企业档案工作知识(一)

1、民营企业档案管理的模式有哪几种?

民营企业档案管理可采用集中形式、网点形式和寄存形式等不同形式。

所谓集中形式管理,是指将本企业各类档案实体集中统一管理;所谓网点形式管理,是将档案实体按类别分散保管在有关部门,各类档案的目录集中统一保管在综合档案室;所谓寄存形式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。

2、民营企业文件材料的积累工作有几种方式?

  文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。

民营企业文件材料积累有三种方式:

1.职能部门积累,指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作,并有专人负责保管。如:党政管理部门文件由企业办公室负责积累;生产经营文件由生产经营部门积累;科技文件由科技部门积累等。

2.档案部门积累,指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。

3.个人积累,指由科技、生产、管理人员将个人在科技、生产、管理活动中形成的文件材料自行积累。

应采取以下4项措施:

(1)文件积累工作纳入个职能部门工作的程序中;

(2)文件积累工作纳入企业的计划管理中;

(3)文件积累工作纳入有关部门和人员的岗位责任制;

(4)为文件积累工作提供必要的物质条件,以保证质量。

3、民营企业档案管理人员的职责是什么?

民营企业档案管理人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和业务能力。具体职责:

1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策,建立健全本企业的档案工作制度;

2.负责做好本企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作;

3.负责指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

4.监督指导本企业所属机构的档案工作;

5.严格遵守保密纪律,确保档案机密的安全;

6.根据企业的实际需要,利用档案资料编写实用的参考资料。

4、兼职档案管理人员的工作职责是什么?

1.认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策,严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度;

2.负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作;

3.负责各类档案材料移交前的保管工作;

4.对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责;

5.根据有关规定,每年定期向综合档案室移交档案。

5、 民营企业各类文件材料的归档范围如何划分?

划分民营企业文件材料的归档范围,就是确定一个企业内的哪些材料应该归档,哪些材料不需要归档。

凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的,办理完毕的,对今后工作具有查考和利用价值的文件材料,都应列入归档范围。主要有以下6个方面的内容:

1.反映民营企业历史变迁和发展过程的文件材料,包括企业发展史、大事记、工作计划和总结、会议记录、企业发展变迁记录等;

2.民营企业在党委(党支部)、工青妇团组织活动中及日常事务性工作中形成的文件材料,包括党委(支部)年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇团组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件、民营企业经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结、人事任免、职工名册等;

3.民营企业在经营活动方面形成的文件材料,包括计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务、市场信息预测中形成的文件材料,在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面;

4.民营企业在生产技术管理、产品开发、科学技术研究方面所产生的文件材料,包括生产管理、质量检查报告、标准管理、卫生达标、环境保护等;产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、说明书及底图等;新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、技术转让、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文和著作等;

5.民营企业在财务管理、劳动工资、教育培训方面形成的文件材料,包括各种财务帐册、报告、凭证、劳动调配、定员、干部职工教育、技术培训的文件、教材等;

6.民营企业在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证书等。

6、民营企业文书档案收集范围有哪些材料?

1.红头文件,如批复、决定、通知等

2.白头文件,如经验介绍、会议材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.记载性文件,如大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志、工作日记等;

5.内部使用文件,如会议记录、规章制度、工作总结、工作计划等;

6.报道性文件,如新闻媒体报道本企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等)。

7.证明性文件,如介绍信存根、党组织关系转移证明等;

8.信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等;

9.契约性文件,如协议、合同、意向书等;

10.登记性文件,如干部(职工)登记表、干部(职工)花名册等;

7、 民营企业档案主要有哪些门类?

民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特种载体类等10个大类。其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称管理类档案;产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档案;会计档案、职工档案类统称为专门档案;声像档案、实物档案统称为特种载体档案;另外,企业根据需要还可以建立客户销售类档案(客户资信档案)和企业信用档案等。

8、 现阶段民营企业在建档范围上应有哪些拓展?

1.安全生产档案,主要包括安全生产责任制、安全生产规章制度、职工安全卫生设施审查记录、安全生产检查记录、事故隐患整改记录、安全生产宣教记录、事故处理记录、设施设备台帐;

2.计划生育档案,主要包括育龄人员名册、常规检查记录、节育措施和奖惩;

3.质量监督档案,主要有产品设计、可行性研究、专家鉴定等材料;

4.企业信用档案;

5.工会档案,指的是在维护工人合法权益如工伤理赔、休假、工资、福利等活动中形成的材料;

6.党建档案。党组织在日常的工作中形成的党员教育、协助企业工作、发展党员、党员培训、召开会议、表彰处分党员、工作计划、总结等材料;

9、客户资信档案应包括哪些材料?

客户资信档案指的是在客户资信管理过程中形成的有参考价值的原始记录。客户资信档案应包括6个方面的内容:

1.客户基本情况:主要内容包括注册名称、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量人证等;

2.销售人员信息记录:是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的许多客户内部信息,包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法,特别是对于偿付贷款的一般做法,同时要记录客户的付款情况,并随着每次交易进行动态管理情况;

3.同行对客户的资信评价;

4.公共管理资信记录:主要通过司法部门、行政部门和媒体部门而得到的客户资信方面的内容。具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录;

5.商业资信证明书和客户开户银行资信证明书;

6.企业资信综合调查报告:指委托企业资信调查中介机构对客户资信档案的形成和积累始终处于一个动态的管理过程,只有双方有经济上的交往,档案就在不断形成。

10、企业信用档案主要有哪些内容?

企业信用档案主要指政府机关为企业建立的和企业自身在政治、经济、法律、道德等社会实践活动中形成的有关信誉和行为规范等文件材料。主要内容包括以下7个方面:

1.证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件;

2.银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件;

3.市场行为的各类合同、协议履约状况的文件;

4.获得各类荣誉证书;

5.企业内部审计和社会审计结论性文件材料;

6.社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料;

7.其他记录和反映企业信用状况的文件材料等;


11、民营企业为什么要建立健全档案

答:企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料,是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考,也是企业的宝贵财富。良好的档案管理,有助于民营企业增加技术和知识储备,促进企业保护好知识产权和商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障;有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,维护企业的经济利益和合法权益;有助于民营企业构筑企业信用体系,提高企业诚信度,树立企业形象;有助于民营企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材,展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,创新企业经营理念,提升企业的文化品位。

12、民营企业建档有哪些基本要求?

答:要做到五个“有”,即有领导分管,有档案管理人员,有档案管理制度,有保存档案的场地、装具并配备相应的设施,有各种门类和载体的档案材料保存。

13、民营企业建档工作如何起步?

答:首先要增强档案意识和依法治档观念,重视档案管理,将档案工作纳入企业领导的议事日程;其次,建立档案管理制度,纳入企业各项管理规章,使档案工作与企业各项工作同步进行;第三,为保证档案的安全和有序管理,配备必要的档案保管设施、设备,有专门的保管场地。

14、档案行政管理部门和综合档案馆可以为民企档案工作提供哪些服务?

答:(1)提供档案业务技术咨询、现场指导;(2)组织档案知识技能培训;(3)提供档案法规、政策、规范性文件等业务技术标准的文本及档案业务信息;(4)组织档案业务交流;(5)综合档案馆为暂不具备档案保管条件的民企提供档案寄存服务。

15、档案行政管理部门为民营企业服务有哪些要求与规定?

答:档案行政管理部门的工作人员为民营企业档案工作服务,不得收受业馈赠的任何礼品,不得接受企业的任何宴请,不得以任何名义推销档案用品。

16、民营企业的办公室主任在档案管理中的职责与作用是什么?

答:主要职责是:(1)贯彻落实《档案法》及档案工作方针、政策,建立、健全各项档案管理制度;(2)指导、督促档案部门的工作,主持编制本企业档案工作长远规划及年度工作计划,并负责组织实施;(3)组织档案工作人员认真学习掌握档案管理专业知识,学习档案管理工作先进经验,督促和指导综合档案室加强基础建设。

主要作用:(1)与上级沟通协调,争取企业对档案工作的重视,及时解决档案管理工作所需的人、财、物的问题,确保档案工作正常运转;(2)与各部门沟通协调,协助档案人员及时顺利地完成档案的收集工作。

17、档案与资料有何区别?

答;档案与资料虽然都是民营企业从事各项活动不可缺少的信息资源,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。民营企业档案是在民营企业活动中直接形成的,是民营企业各项职能活动的真实记录,具有法律凭证作用和历史查考作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的,只具有参考作用。

18、民营企业档案工作制度有哪些基本内容?

答:主要包括档案管理办法、文件材料立卷(整理)归档制度、文件材料归档范围与保管期限表、档案利用、保密制度、底图保管、更改及复制制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、企业档案人员岗位责任制等。

19、归档制度的内容构成是什么?

答:民营企业文件材料归档制度是企业各部门开展归档工作的基本依据,主要包括各类文件的材料的归档范围、时间、要求、份数和手续等。

20、如何确定归档的时间?

答:归档时间是指办理民营企业文件材料归档交接手续等的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一,具体可按以下方法进行:(1)按年度归档,对一般管理类文件通常按年度接收归档,即在第二年的上半年,将上一年形成的文件经整理后,办理交接归档手续;(2)按活动结束时间归档,通常在一项科技、生产活动结束后归档,对一些重大专项活动中形成的管理类文件也常采用这种方法(3)按工作阶段归档,对于形成周期过长,程序明显的企业文件,主要是科技文件,比如跨年度、需几年或几十年完成的产品、科技或工程项目,因文件数量庞大,通过可按各项活动的工作阶段将其接收归档(4)随时归档,对于一些机密性较强的文件,如人事、调查研究或从单位收集来的文件等,为避免丢失和泄密,通常采取随时归档的方法。

21、对归档材料的质量有什么要求?

答:主要有以下几方面要求:(1)归档的文件材料必须齐全完整,照片(包括底片)、录音带、录象带等必须同其详细的文字说明材料一起归档;(2)归档的文件材料必须是原件(定稿),特别重要的文件应同时保存历次修改稿,重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档;(3)归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程,附和自然形成规律;(4)归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、子集工整、审察签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。总体来讲,归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求;(5)电子文件的归档应遵守两个原则:第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”,即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件,同时存档。第二、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作,网络归档是指将经过整理的电子文件,转入档案库,脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上,进行归档。

22、归档手续如何办理?

答:企业归档前由档案部门验收,文件材料在归档前遗失,文件形成部门或经办人应尽力弥补,并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单,一式两份,交接双方按清单交点清楚,双方签字,各留一份,以备查考。

23、如果保证归档文件材料的齐全完整?

答:应从制度上对归档要求予以明确,并注意以下具体环节:(1)产品试制定型、科研成果签定,基建、技改项目竣工验收,引进设备开箱验收等活动,必须有专(兼)职档案员参加,文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行签定、验收;(2)工作人员外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料,要按照归档范围的规定,及时送交本部门立卷;(3)员工人事档案规为人事部门收集保管,但必须按档案管理规范进行保管;(4)企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。


友情链接
地址:郑州市金水路18号 邮政编码:450003 电子邮箱: hndafgc@126.com
版权所有 河南省档案局 豫ICP备11015203号-1