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民营企业档案工作知识(二)
更新时间:2018/11/23

民营企业档案工作知识(二)


24、如何运用《工业企业档案分类试行规则》对民营企业档案进行分类?

答:企业形成的各种门类和载体的档案是一个整体,各企业可参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》(国档发[1994]20号)和有关部门档案分类、编号的规定(详见《浙江省工业企业档案分类编号暂行规则》本书第二部分),编制审定企业档案分类、编号办法,作为企业档案的分类,整理、组卷和排架管理依据。另外,企业可根据自身行业、企业规模和档案数量适当合并和增设门类,例如企业信用档案类。

25、文书档案如何整理与编目?

答:文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前,文书档案的整理有两种方法,即按“卷”整理或按“件”整理。

按“卷”整理是一种传统的方法,一般可分以下几个步骤:(1)分类。分类方法有多种,常用是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用年度――问题分类法来分类是比较符合实际需要的;(2)组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节,其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起,便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹,为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前,还必须对已归档文件进行最后的全面调整,然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括:应归档的文件是否收集齐全完整;归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围;每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系,反映了立卷的特征;检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致,并确定保管期限;检查各卷夹内文件数量是否适当;(3)卷内文件材料排列(按文件形成的时间先后或重要程序排列);(4)根据排列结果,对卷内文件材料有图文的页面逐页编号;(5)编制卷内目录(样式附后)和备考表;


(6)按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内;(7)拟写案卷标题,填写案卷封面。案卷标题即案卷题名,是案卷的名称,是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切,文字上要简练通顺,标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成;(8)案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性,一般可按先永久,长期,短期来进行排列,然后按排列顺序每年编一个流水号;(9)编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成,案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:(1)对归档文件逐件装订固定;(2)对归档文件以“件”为单位进行年度――保管期限分类(不确定期限的,只按年度――问题分类即可);(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列,其中对成套性文件材料相对集中;(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”(样式附后),并填写有关栏目的内容;(5)编制归档文件目录(样式附后);(6)将归档文件按连续件号顺序装盒。

26、科技档案如何整理与编目?

答:科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理,要遵循科技文件材料的形成规律,保持其内在的有机联系,便于保管和利用。

(1)分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点,不能简单的一律采用一种分类模式,或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内,应有一个综合的分类方案,分类标准要一致,力求简明,不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种:①按工程项目分类,主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起,便于成套地提供利用。②按产品类型分类,主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类,主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分,主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

(2)编目 科技档案目录(样式与归档文件目录相同),是以卷、册为对象进行登记编制的,实际上是案卷的名册,其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置,以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技档案登记总帐,也称流水帐。科技档案的分类目录,是严格按照科技档案分类、排列次序,对案卷进行登记的目录,是直接按照类别查找科技档案,为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号(项目代号)、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷,其档号含义为:S代表设备档案,12代表该设备代号,11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

(3)拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号,针对部分内容,材料名称等。

(4)装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式,科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面,长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序,用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目?

答:会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告(会计报表等)和其他会计核算专业材料,是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括:(1)会计凭证:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证;(2)会计帐簿:总帐、明细帐、日记帐(银行日期帐、现金日记帐)、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐(公积金、养老金明细帐);(3)财务报告:月报、季报、年报(包括附表及文字说明)、其他财务报告;(4)其他:银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料,还有会计档案的移交清册和销毁清册(此项也可放在全宗卷内)。

会计部门将当年度的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整,然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用:(1)年度--形式――保管期限的分类方法,首先应分开会计年度,再按形式分为几类(先报表、帐簿再凭证),然后在各类内按保管期限的长短顺序排列,一年编一个案卷流水号;(2)形成――保管期限――年度分类方法,即把报表、帐簿、凭证分开,再按年度时间先后排列,历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号,使之位置固定下来,然后登记案卷目录,这就是会计档案的编目。编制会计档案目录(样式附后)工作,一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后,可暂由会计部门保管一年。期满后,应当由会计部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。

28、照片档案如何整理与编目?

答:照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度――问题进行分类。分类应保持前后一致,不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号,然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号,格式为全宗号-底片号,并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号,同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明,一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号,其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后,编制照片档案卷内目录(样式附后)使位置固定下来。

近年来,随着数码相机技术的不断发展,有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄,形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是,先建立一个照片类目文件夹,然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机,并给每张照片附上文字说明,再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始-搜索-所有文件和文件夹”按钮,输入相关内容,就能快速检索到此照片。


29、磁性载体档案如何整理与编目?

答:磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带)为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份,与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内,磁性载体档案一般按年代――问题进行分类,录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷,软盘、光盘以每张为一卷,每盒(盘、张)的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务,形成时间、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等内容,同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号,并编制磁性载体档案案卷目录(样式附后),归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

30、电子文件有哪些特点?

答:随着电子计算机技术的飞速发展和办公自动化的推进,电子公文、电子邮件等电子文件在企业中开始普遍应用,由此而产生了具有档案保存价值的电子文件,电子文件是数字化信息技术的产物,电子文件是在计算机中产生和处理,其信息形态是数字化的,电子文件归档后即形成电子档案。电子文件与纸质文件比较,有很大区别,主要表现在:(1)电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的,离开计算机等设备,电子文件既看不见也摸不着;(2)电子文件的非直读性;(3)电子文件信息与载体的可以从一个载体转换到另一个载体,其内容信息却不发生任何变化;(4)电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。

31、电子文件如何整理?

答:电子文件的整理,是指按照一定的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行整理,为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑,并按要求写入光盘,档案部门予以协助、指导。产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管,其中由几个产品组成的复杂产品,按总体、分系统、单击排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行文件的光盘,应附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等。

32、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作?     

答:电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用,对只有电子鉴章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指:背景信息,指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据,指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式,编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

电子文件归档还应注意收集以下有关文件:

(1)支持性文件,指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

(2)数据文件,指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新,应对原始数据隔一段时间定期拷贝,并将拷贝文件归档。

(3)与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件,如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档,指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档,指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用,因此,档案部门要采取措施,保证电子文件归档的质量要求,大致有如下流程:(1)齐全完整;(2)真实有效;(3)整理、编辑、划分保管期限,整理工作由文件形成部门具体负责,整理方案由档案部门统一决定;(4)统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定,各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交,档案部门检察后归档保存;(5)防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘,都必须是不可引导的非系统盘,以防带入病毒;(6)编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明,简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容,运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

归档电子文件的保管

(1)  载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:归档载体应作防写处理;避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35℃-45℃。

(2)  信息的安全维护

采用备份和镜像技术,防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝,将拷贝保留在一个安全的地方,以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统,两个系统同进执行完全相同的工作,若其中一个系统出现故障,另一系统仍可继续工和,以防止文件信息的丢失。

加密技术,如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施,满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件,这是一项技术性的工作,应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序,作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞,因发现后传播极快,更应及时修正,否则后果难料。

归档电子文件的利用

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝,网络传输和计算机直接提供利用等方法。

33、企业档案保管期限如何确定?

答:保管期限一般以民营企业管理的客观利用需求为依据来确定,既要考虑文件的现实利用价值,更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限有永久、长期和短期三种。长期为16年至50年左右,短期为15年以下。

具体地说:(1)凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的,对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案,列为永久保管;(2)凡是反映企业一般工作活动,在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管;(3)凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。设备档案的保管期限也可以根据该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限也可以根据该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限有永久、定期两类,其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五类(具体参见1998年8月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》)。

34、档案利用服务工作有哪些主要形成?

答:企业档案利用服务工作的主要形成有:(1)开设阅览室,接待办理查阅、借阅。(2)出具档案证明,提供档案复制件。(3)举办档案展览。(4)通过计算机网络公布可以公开的档案信息。(5)开展档案编研等。

35、企业档案编研成果有哪些类型?

答:主要有以下几种:大事记、年鉴、基础数据汇编、产品介绍汇集、专题概要等。大事记是一种按照时间顺序记载企业发生重大事件和重要活动的参考资料。年鉴是按年编印反映企业一年内发展变化情况的一种参考资料。基础数据汇编是以数字的形式反映企业某一方面基本情况的参考资料。专题概要是用文章叙述的形成简要说明和反映某一方面工作、生产或其他现象的发展、变化情况的参考资料。

36、如何做好企业档案的保密工作?

答:企业要维护自身的合法利益,保护企业的知识产权,在注重发挥档案效用的同时,必须重视档案的保密工作,健全档案的保管和查阅利用制度,并在实际工作中严格执行。具体地说,查阅档案应在档案阅览室内进行,一般概不外借,确需外借的必须办理严格的借阅手续,查阅有密级的或者需要控制的档案应当经企业领导批准后方可进行,对于一些虽不属机密的是不宜公开的档案,特别是在反倾销应诉等工作中不利于企业的商业秘密档案也要加强安全管理。

37、怎样正确处理档案利用与保密两者之间的关系?

答:保密的目的是为了更好的利用。在开展档案利用工作时,既要积极提供档案为各项工作服务,又要坚持保密原则。利用与保密,从根本上来说是一致的。

38、如何利用计算机管理档案信息?

答:根据各单位信息化整体水平,利用计算机管理档案信息有以下几个途径:(1)未实施办公自动化单位,可由档案部门将保存的档案资料建立机读目录,通过扫描实现全文数字化。已建立局域网的单位,可在网上发布档案机读目录及全文,实现网上利用和档案信息共享;(2)已实现网上办公的单位,档案部门利用计算机实现电子文件网上收集、归档、整理、利用一条龙管理,双套制归档的传统载体档案一般不需提供利用,而直接通过查阅相关电子文件内容即可。

39、档案信息管理软件具有哪些基本功能?

答:档案信息管理软件一般可分为两大类:一类是按照传统档案管理模式开发的计算机辅助档案管理软件;另一类是按照文档一体化要求开发的档案管理软件。

前者可参照国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,应具有“数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护”等基本功能,其中“数据管理”要求能对各类档案部门数据库和原文信息进行管理,档案机读目录格式应符合档案部门制订的标准等;“整理编目”要求具备数据采集、类目设置、分类排序、资料校验、档案目录生成、资料统计、打印输出、主题词自动标引等功能;“检索查询”应具备对档案资料的多途径检索及检索结果的排序、输出、转存,档案借阅管理等功能;“辅助实体管理”应具备对档案征集、接受、移交、鉴定、密级变更等功能;“安全保密、系统维护”应具备资料保密、操作监控、用户权限管理、日志管理、备份恢复等功能。

后者除了以上档案后端管理的一般功能外,还要求对文件前端具备电子文件动态采集、逻辑和物理归档、自动分类组卷、流程管理、元数据记录等功能。

40、应用计算机管理档案注意哪些问题?

答:计算机管理档案在给我们带来便利的同时,也要注意到它的局限性,主要有:(1)要加强资料备份和迁移意识。由于电子存储载体的使用寿命较短,一般软盘只能保存1-2年,光盘6-8年,如使用频繁,则寿命更短。注意随时备份硬盘内的动态资料,并及时迁移归档电子载体;(2)要熟悉各类软件的使用,多看在线帮助和使用手册。计算机操作比较复杂,如使用不当,很容易导致资料丢失和损坏。数悉软件后,可以发挥它的最大功能,为档案管理服务;(3)要选购合适的档案管理软件。计算机硬件并不能提供任何档案管理功能,必须依托一定的数据管理软件,作为一般的资料录入和检索,利用Access、Excel即可实现,但要实现方便的报表输出、实体管理、借阅利用、辅助组卷等功能,必须借助于档案管理软件;(4)要加强计算机安全意识。档案信息涉及大量的个人隐私、商业机密,必须加强安全防范意识,防止信息泄露,目前计算机在硬件、操作系统、应用软件、网络安全等方面均存在不少漏洞,保存档案机密信息的计算机一般不得和外网直接连接,内网也必须配置防火墙、防病毒等软件。

41、根据当前反倾销斗争的需要,对民营企业档案收集范围和保管期限如何调整?

答:总体上看,民营企业档案收集范围和保管期限可以参照国家档案局、国务院国有资产管理委员会最近发布的《国有企业文件材料归档办法》执行。

根据当前反倾销斗争的需要,民营企业档案收集材料涉及的内容和范围很广,如企业状况,包括所有制性质、生产产品种类、型号、生产要素(含原材料消耗、人工消耗、电力消耗、包装用品消耗、废品处理等五个方面)、数量、成本,产品在原材料购买、销售定价、利润分配等方面的权限与政府的关系等材料,企业经营者的个人档案、企业信用档案、企业商业秘密档案。民营企业有必要根据新形势的要求,重新科学制订企业各种文件材料的规档范围和档案保管期限表,对于原来没有收集或者不够重视的材料如生产过程中形成的工票等要加强收集。

保管期限的确定,在遵守企业档案管理有关规定的前提下,可以根据企业产品生命力和市场销售等情况适当延长或缩短,这有利于维护企业利益,在反倾销等工作中提供有力依据。

42、民营企业撤销、破产、合并后,档案应如何处置?
答:根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定,民营企业撤销、破产、合并后,档案应按以下原则处置:(1)合并前企业的档案由合并后的新企业接收并保存;(2)企业撤销、破产后,其档案对国家和社会有利用价值的,应随着企业撤销、破产,由当地综合档案馆接收进馆保存。


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