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文件与档案
更新时间:2018/11/27

文件与档案

文件与档案本为一物,抑或是不同性质的两个事物?这似乎是一个布满各种陷井、不断让各路英雄好汉纷纷自投罗网、或阴沟翻船的阴险问题。或者,从某种意义上说,也许这不过是一个伪问题。对于爱惜自己羽毛的腕儿来说,弄不好虽不至于一世英名毁于一旦,但也会在开屏之时不小心露出身后的光屁股蛋。因此,这一锅浑水可轻易趟不得。幸好,咱不是什么英雄好汉,所以也不妨混水摸鱼一番。
    所谓“柿子要挑软的捏”,咱先摸一摸捏一捏“文件”这物事。为啥?因为大伙对于文件概念基本上已达成了一定的共识,认为可以从狭义和广义两个方面去定义。
早期的文件就是指狭义的文件,即公文或文书(国内的更狭义,也就是指现行公共文件,而国外从来就没有仅限于现行文件)。我们从国外文件定义的发展历程就可以更明确地看出这样的趋势,原本只属于行政机构产物的文件逐渐淡化其官方色彩,从公共文件向“社会记忆”拓展,文件的外延也相应越来越扩展。,
    一方面,关于狭义的文件定义可以是五花八门,而另一方面,广义的文件定义正逐渐趋于一致。原因很简单,只有广义的文件定义才可能具备广泛的认同性,才可能形成“在全世界普遍都能得到认可的、‘放之四海而皆准’的、可以反映事物本质和客观规律的概念”。
    “文件”的常用英文术语是“records”,而“record”的本来含义是“记录”。文件就是人们在从事各种活动或事务中形成的“信息记录”或“记录信息(源)”(recorded information)。通俗点说,就是“办事”之前的准备、开始、中间过程及完事之后,都有一整套相关程序及记录。打个不太恰当的比方,“洞房花烛夜”那一方留下点点落红的小香巾,保证了它是“直接形成的、具有原始性”的“办事”记录,因而可以作为“处女(原件)”证据。由此看来,所谓的直接形成、原始性等,不过是为了保证具备一种“正当”的证据性而已。
    而据说,我们今天十分强调的档案原件意识,在古代的档案管理中还是模糊的、不自觉的,或者说所谓的原件意识是我们强加上去的。那时往往“仅注重档案信息内容的真实可靠性,档案保护的手段则通过‘修写’”——重抄一份或数份就足矣。相应地,那所谓的“贞操观念”也是秦汉以后才逐步强化的。在春秋战国时期,群雄逐鹿热血沸腾,人们内心的野性和本真还没有被各种繁琐礼教所束缚,哪有什么“处女情结”?只需要内心真实的情感流露,这不也是在追求内容的真实性吗?那才是真正的“百花齐放百鸟争鸣”啊。
    到今天,伴随着网络的无限延伸而“爆炸式”产生的电子文件也对所谓的“原件”提出了挑战。正如“处女膜再造术”使得以往以“保护膜”的完好无损作为检验标准的手段已失效一样,以计算机技术为代表的现代技术也使文件的“原件”变得更加难以确定了。如果说不合时宜的“贞操观念”、“处女情结”应让位于追求情感真实性的话,那么文件的原始性、原件意识则应取而代之以凭证性,并以此来确保其真实性和可靠性。
    相对而言,广义的文件定义比较容易达成共识,并且这已经很接近广义的档案定义了,可能少的是“保存”二字。而国外不少的文件定义中也有“保存”字样,因而在此意义上说“文件就是档案”也算不得什么胡言乱语。当然,关键在于如何理解“保存价值”。
    但话说回来,只有当文件可以作为档案的属概念之后,我们才能进一步讨论,档案是文件的一部分还是文件的全部?究竟什么样的文件才是档案?正是在这样的前提下,国际档案理事会的法语定义与英语定义才产生不同。
    国外似乎不存在这样的困扰,但在国内确实有不同观点,认为文件不能涵盖所有的档案,比如“科技文件材料”的提法就很有意思。因为在某些人看来,文件外延扩展的同时,也有一些东西混进“革命队伍”来了,而且这些非主流材料有不少还成了“先进分子”,还要“入档”,比如图书期刊、图纸、照片、磁带、磁盘、光盘等,甚至还有各种标本和模型。不能就这么轻易放过这些“知识分子(载体)”,至少也要带个帽子吧,比如“可以改造好的”之类的尾巴,于是这些东西就用“文件材料”来称呼,意思说你们还不是根正苗红的“文件”。
    另外,实物档案、口述档案的提法也值得关注。“实物档案”就象“有脑人”的说法一样显得有点儿累赘,以至于可能使人产生疑问:难道有什么档案不是实物?不过这倒也无伤大雅,只要它是信息记录就行。但问题是,那些标本和模型是用何种人工标识符号记录的呢?所以,如果你有保存那一方“初夜”小香巾以备日后、可以慢慢仔细鉴赏把玩的癖好,我还可以报以“同情的理解”。但假如你非要把它当“实物档案”供着,我也只能大脑一片空白变成“无脑人”了。至于口述档案,既然产生于口述活动,当然也是文件,成为档案则属正常。就如同,不管是后娘养的还是后娘生的,毕竟都是自家的孩子嘛。
    这样看来,文件是可以作为档案的属概念的。而对于什么样的文件才能成为档案,就集中在凭证性的保证及“保存”二字上了。
    也就是说,如果文件的法定凭证性能通过各种管理手段确定下来,它就具备了档案的“凭证价值”(或保存价值),即可以转化为档案。至于何时,是在文件形成之时,还是经过“档案化”处理或存档,或须办理严格的归档手续,甚至是进馆?则不必苛求统一,也无法统一。就象成为合法夫妻,最好是去登记,但这并非确认夫妻关系的惟一方式,可以因人而异。
    实际上,在工作实践中也是如此。由于所有的文件都具有各自不同的保存价值和特定的保存地点,因此不同种类、不同类型文件何时转化为档案、保存在何处是差异较大的。进而言之,对于什么叫档案,不仅古今中外有差异,就是在中国,针对不同种类、不同类型的文件,答案也可以是多种多样的。最终目的只有一个:便于管理和有效地提供利用。
    也许,这种基于文件概念普适性的特色,才是中国档案学所应追求的特色,这比什么实物档案、现行档案之类的提法更实在些。


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