机关立卷归档工作是机关档案工作的基础性工作，是确保文件材料齐全、完整、准确的重要手段，是把好进馆档案质量的重要环节。近年来，郑州市档案局积极贯彻落实《档案法》等国家、省、市法律法规规定，依照《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》以及有关专业档案管理办法的要求，严格按照郑州市档案局制定的《归档文件整理工作考评标准》进行考评检查，市直机关事业单位的立卷归档工作取得了明显成效，步入了规范化、制度化、标准化、法制化轨道。但是，由于一些单位和部门还存在对档案工作不够重视、档案意识淡薄、档案业务不熟等不容忽视的问题，如果不能很好的加以解决，将影响郑州市机关档案工作水平的整体提升。为此，有必要将我市机关立卷归档工作中存在的问题分析一下，提出研究解决的办法。
一、我市机关立卷归档工作中存在的问题
近年来，通过对我市市直机关、事业单位立卷归档的检查，发现许多单位存在以下一些主要的问题，即一是收集不齐全、不完整；二是不归档或不按时归档；三是案卷质量、内容填写不规范；四是硬件不到位等。
（一）文件材料收集不齐全、不完整
在每次立卷归档检查中，被检查的单位不同程度存在收集不齐全的问题。主要表现在三个方面：一是注重文书档案的收集，忽略了科技（基建、设备）、专业（含行政审批）、声像、荣誉、实物档案的收集。其中科技、实物档案的收集、管理在市直机关、事业单位基本是空白点，仅有个别单位收集归档、统一管理。专业档案（含行政审批）集中统一管理、整理较为规范的单位只占全部单位的18%。声像、荣誉档案的收集归档状况要好于上述门类档案，但仍有部分单位未列入收集范围等；二是注重收发文登记过的红头文件的收集，忽略了帐外文件的收集。帐外文件的党政会议记录已基本被各单位收集归档，但各类统计年报、审批表、业务报表等未列入收发文登记簿的白头文件的收集还有待进一步加强收集；三是注重自身发文的收集，忽略了外来文件的收集。外来文件包括上级业务主管部门印发的下行文、市本级的平行文及下属单位报送的上行文（计划、总结、年报等），外来文件的收集工作目前在各单位还较为薄弱。
（二）有少数单位有不归档或不按期归档行为，甚至个别单位不建档，这都是违法行为。
根据《档案法》等有关法律法规规定，文书档案一般于次年六月底前归档完毕，会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，在本部门保管一年后向机关档案部门移交，科技档案中的基建档案、科研项目档案，由项目负责人负责在竣工验收、成果鉴定一个月后立卷完毕，向机关档案部门移交，声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内整理完毕归档。
（三）案卷或归档文件质量、内容填写等不符合要求。
1、文书处理不规范。文书工作是档案工作的源头，如果文书工作没有做好，那么它形成档案后，对档案工作来说也是一个缺陷。有的单位本来写的是请示，但是从内容来看完全是写决定的口吻，有的公文格式不正确，有的标题语句不通顺，有的无行文抬头，有的落款单位和落款公章不一致等。在一些归档的公文中还发现有病句，语法不妥，词句颠倒，随意简称等。因此我们公文写作时一定要认真、严肃、规矩，领导在审阅公文时应严格把关，以免在公文形成档案后造成一种永久的缺憾。
2、无公章、无落款单位、无落款时间。公章是制发文件机关对文件生效负责的凭证，作为档案保存的文件是起到凭证作用的，如果没有公章，文件就不会生效，没有法律作用。而落款单位即发文机关的文件作者，使用什么名义发文，决定了文件的内容和作者的职权范围，公文形成的日期则用以表示公文生效的时间，这些对文件的法律效力来说也是非常重要的。
3、文件材料不齐全。在归档的文件材料中，有的只有原稿而缺少定稿，而有的却只有定稿，在永久卷中有的只有请示，没有批复等等问题。
4、装订时文件排列顺序不对。有的单位装订文件排列顺序放错，装订时文件顺序遵循的原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或被转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后等。
5、档案应归年度不清楚。不同保管期限的文件，不要放在一起；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度，会议闭幕文件插入开幕年度；法规性文件归人公布和批准年度；不同年度的文件应按不同的年度立卷归档。
6、案卷文件目录或归档文件目录有问题，经常出现目录项目不完整现象。有的目录没说明或说明不清、目录项填写不规范、有责任者的未填写、文号不规范、题名书写不正确、日期不规范等，这样不便于查询利用。
7、档案的字迹不符合标准。有些单位会议记录、领导阅批等使用一些不耐久的纯蓝墨水、园珠笔、铅笔等，不利于档案的长久保存。
（四）硬件不到位
首先，少数单位无档案专门用房。由于办公用房紧张等诸多原因，一些单位无档案专门用房，不符合档案安全保管的要求；其次库房面积严重不足。随着近年来档案数量的不断增加，许多单位已面临库容饱和、无处存档的局面；第三，库房有堆放杂物现象。由于用房紧张和管理不到位等原因，有个别单位的档案库房存在放置寝具、杂物等现象；第四，档案柜架陈旧杂乱。检查中发现有个别单位由于经费紧张等原因，没有及时更换、淘汰严重变形、不符合安全保管要求的档案柜架，形成了不同材质、不同颜色、不同规格柜架混合使用、杂乱不堪的局面。有的单位档案盒使用非常薄或酸度很高的牛皮纸盒，不利档案的长久保存。
二、解决机关立卷归档工作中存在的问题对策
文件材料立卷归档整理是档案工作中的基础性工作，希望各单位继续贯彻执行《档案法》等法律法规，加强对立卷归档整理工作的领导，解决好立卷归档工作中所需的人员、时间、经费等问题，切实做好每年度各种文件材料的立卷归档整理任务。
（一）、切实加强领导，提高档案法制意识。
文件材料整理归档工作是机关档案工作的基础，同时也是机关工作的重要组成部分，涉及机关内各个部门和各个方面，任务重，要求高，难度大。因此，各机关主管档案工作的领导要结合文件材料整理归档工作，组织本单位有关人员认真学习、宣传、贯彻档案法规条例，进一步提高档案法制意识，切实加强对文件材料整理归档工作的领导，特别是要切实解决好归档中文件材料收集难和所需人员、时间、经费等问题，按时保质保量地完成任务。
（二）健全制度，落实立卷归档工作责任制。
一是建立健全文书的处理制度和收发文制度，从源头上把好档案的形成关；二是建立健全立卷归档制度，明确各门类档案的归档范围、归档时间、归档要求；三是建立健全三纳入、四同步制度，将立卷归档纳入本单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位职责制中，明确自己的权利和义务,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
（三）制定本单位各门类档案的归档范围和保管期限表，确保归档范围，依法按期归档。
各机关在改革开放、经济建设、机构改革等各项工作中形成了大量的文件材料，这些文件材料记述和反映了机关工作历史真实面貌，对今后的各项工作具有重要的参考价值和凭证作用。因此，各机关要严格按照《档案法》、《河南省档案管理条理》和《郑州市档案管理规定》等规定，特别是要按照国家档案局8号令的要求，制定本单位的文件材料归档范围和保管期限表，提交我局审核把关后执行，将确保本机关形成的所有文件材料收集齐全完整，文书档案、会计档案及其它专业档案、科技档案、声像档案的立卷归档工作能得到同时开展，同步进行。
（四）以机关档案工作规范化管理认证为抓手，狠抓立卷归档整理工作
当前，全市上下正在深入贯彻落实新颁布的《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，积极开展机关事业单位档案工作规范化管理认证工作，是加强档案事业管理，推动本单位档案工作健康持续发展，提高档案管理水平，实行档案依法行政的重要措施。各单位要把立卷归档工作与规范化认证工作结合起来，以规范化认证为抓手，按照相应的等级标准，制定具体的认证方案，采取有效措施，争取早日达到较高等级的认证标准，更好地为本单位领导和各项工作服务。
（五）提高档案人员的素质，促进机关立卷归档工作再上一个新台阶
随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，提高档案人员的素质，是推动档案事业发展的关键。一是要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程，促进机关档案工作效率的提高；二是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档档案的内容。作为档案人员要注重平时档案收集工作，了解有关本部各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整；三是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。
总之，立卷归档整理工作，将直接关系到维护本单位的历史真实面貌，直接影响为本单位工作服务的水平，直接影响进馆档案的质量。因此，要结合本单位档案工作实际，抓好立卷归档工作，要适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导服务，为中心工作服务，为基层群众服务，为郑州经济发展和构建和谐社会服务。
2008年12月8日
