河南省数字档案馆数字资源管理制度

　　河南省数字档案馆数字资源管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 本制度规定了河南省数字档案馆数字资源管理的接收、检测、整理、保管、鉴定、利用、管理、存储、备份等技术要求和管理要求。

　　第二条 本制度适用于河南省数字档案馆馆藏档案数字资源的综合管理，包括传统载体档案数字化副本及已接收进馆的原生电子档案的管理。

　　第三条 档案数字资源管理由电子档案处具体负责实施。

　　第二章 数字资源接收

　　第四条 为做好档案数字资源接收工作，规范接收流程，由河南省档案馆统一制定数字档案数据标准，包括档案目录数据结构、档案全文格式要求等，接收的档案数字资源应符合数据标准格式要求。

　　第五条 档案数字资源进馆应建立科学的进馆秩序，编制进馆单位名册，制定接收计划，并定期组织立档单位相关工作人员进行业务培训。

　　第六条 本馆档案数字资源应组织立档单位按照接收计划定期组织移交，数字资源接收前，进馆单位应做好涉密和划控档案标注工作。

　　第七条 立档单位的数字资源数据在移交前要检验载体有无划痕，是否清洁，有无病毒，核实移交档案数据的真实性、完整性、有效性、安全性。核实移交清单，不符合移交数据格式要求的应进行改正。

　　第八条 档案数字资源接收包括电子档案目录和电子档案全文，移交接收时，双方单位应认真逐卷逐件清点核对，并填写档案移交接收登记表，一式叁份，双方经手人、单位领导签名后加盖公章，两份由档案馆保存、一份由移交进馆单位留存。

　　第三章 数字资源检测

　　第九条 档案数字资源“四性”检测是指真实性检测、完整性检测、可用性检测及安全性检测。

　　第十条 真实性检测应确保档案数字资源内容不变，展现形式保持相对稳定;完整性检测应确保档案数字资源数量、内容齐全，必备的元数据没有缺失;可用性检测应确保档案数字资源能够正确读取和展示;安全性检测应确保档案数字资源没有被非法窃取、没有病毒感染等。

　　第十一条 档案数字资源进馆前由移交进馆单位负责进行安全性检测，确保数字资源不携带任何病毒及木马等破坏程序。

　　第十二条 档案数字资源移交接收时必须进行“四性”检测，并记录检测结果。

　　第十三条 电子档案进馆时，应进行元数据检查，核对正文页码、附件个数及页码，确保与元数据完全一致。

　　第十四条 档案数字资源按照电子档案长期保存要求定期进行真实、完整、可用及安全性检测，经传输、迁移后的档案数字资源应及时检测。

　　第十五条 档案数字资源检测方面，可采取计算机验证和人工抽检相结合的方式，计算机验证须制定科学验证规则，重点验证数据著录标准;人工抽检重点检查档案数字资源的业务规范性。

　　第十六条 对不合格档案数字资源，数据管理员负责及时检查确认，根据具体情况有分别有针对性的进行纠正。

　　第四章 数字资源整理

　　第十七条 传统载体档案的数字化副本应符合《河南省档案馆纸

　　质档案数字化技术规范》、《河南省档案馆照片档案数字化技术规范》及《河南省档案馆录音录像档案数字化技术规范》相关要求。

　　第十八条 档案目录数据应符合《河南省文书档案文件级目录数据库结构规范》、《河南省照片类档案目录数据库结构规范》、《河南省录音类、录像类档案目录数据库结构规范》相关要求。

　　第十九条 文书类电子档案应以PDF、OFD等格式归档保存，记录修改过程的彩色留痕稿等可以使用WPS、DOC、RTF等格式归档保存;照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式归档，其可交换图像文件(EXIF)应保存完整，像素不得低于300万;录音类电子档案应以WAV、MP3格式归档保存，采样率不得低于44.1HZ;录像类电子档案应以MPEG、AVI格式归档保存，比特率不得低于4Mb/s。

　　第五章 数字资源管理

　　第二十条 为做好数字资源管理工作，应整体规划建设档案数字资源库，有效整合馆藏档案数字资源。

　　第二十一条 档案数字资源库应充分考虑资源量的增长需求，保证能满足未来至少5年的存储空间，并应对实时在线运行的资源库采取双机热备机制。

　　第二十二条 应建立完备的运维机制，保障档案数字资源依托的基础软硬件环境、核心业务系统、数据库系统、文件管理系统等正常运行。

　　第二十三条 根据信息技术发展，档案数字资源应进行必要的数据迁移和格式转换。

　　第二十四条 档案数字资源应由专人管理，在进行数据迁移或格式转换时应履行审批程序并进行记录。

　　第二十五条 对档案数字资源的重要操作应有系统日志记录，并至少保存5年。

　　第二十六条 应按月、季度、年度对档案数字资源进行统计分析，也可根据业务需求，及时对档案数字资源进行统计分析。

　　第二十七条 档案数字资源鉴定销毁按照GB/T 18894 执行。

　　第六章 数字资源存储

　　第二十八条 根据数字资源的不同特点应采用不同格式存储，保证其原始性、真实性、完整性。

　　第二十九条 电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储，对电子档案的说明性文档用TXT文档编写。

　　第三十条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的数字档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。

　　第三十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。

　　第三十二条 数字化档案及电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式叁套，一套封存，一套供查阅利用，一套异地保存。加密电子文件，应在解密后再完成上述工作。

　　第三十三条 数字档案的存储载体应多样性，优先选择只读光盘、磁带、磁盘等。

　　第三十四条 档案数字资源应有专用存储服务器，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。

　　第三十五条 存储载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。存储载体应存放在专门库房的防磁柜中，库房要求做到防尘，远离强磁场，远离热源，避免阳光直接照射，环境温度保持在17-20℃，相对湿度保持在35%-45%。

　　第三十六条 不能清除病毒等隐患的档案数字资源不得存储。

　　第三十七条 应确保存储的档案数字资源具备有长期效性。存储载体应根据需要更换先进、可靠的存储载体进行复制。

　　第三十八条 应定期对存储的档案数字资源进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

　　第七章 数字资源备份

　　第四十条 数字资源备份应制定备份策略，要按照数据重要程度、数据管理方式制定不同的备份策略。备份策略包括：备份对象、备份方法、备份频率、保存时限等。

　　第四十一条 所有业务数据必须存放于专业的存储阵列中。每日备份前使用备份工具，对当前库做临时备份，确认无误后，进行日终数据准备，然后将当前库的备份数据拷贝到备份介质中。所有业务数据均应在同城备份中心保存备份，采取实时备份。

　　第四十二条 每月月末对所有数据和数据文件进行离线备份，分别拷贝到备份介质，每年进行异地备份。

　　第三十九条 应建立异地备份协议，明确备份内容、备份周期、备份方式、备份介质、备份数量、备份地点等。

　　第四十三条 在进行系统升级、测试等涉及重要数据的操作前，对相关数据库文件进行临时备份，并将备份数据拷贝至备份介质，无误后，进行相应操作。

　　第四十四条 备份频率为每月一次全量备份，每周一次增量备份。

　　第四十五条 所有数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不同种类的介质上，并要求集中和异地保存。

　　第四十七条 备份管理工作应安排专人负责。备份管理人员负责制订备份、恢复策略，组织实施备份、恢复操作，指导备份介质的取放、更换和登记工作。日常备份操作可由数据管理员或机房值班人员完成。

　　第四十八条 核心系统每季度进行恢复测试，检查备份可用性。关键系统至少每半年进行恢复测试。需要实施系统恢复时要按照备份恢复管理流程申报、审批，按照备份恢复方案进行系统恢复。

　　第八章数字资源利用

　　第四十九条 数字资源共享利用应遵照相关规定或办法执行。

　　第五十条 档案数字资源经过开放鉴定后应及时发布，发布档案数字资源应经过授权，根据鉴定结果，分级进行发布，发布时不应加密，发布档案数字资源时可根据需求进行转换、压缩。

　　第五十一条 应根据档案数字资源鉴定结果，依托相应的网络或读取设备提供在线或离线利用。

　　第五十二条 档案数字资源的利用应提供检索、阅览、复制等功能。

　　第五十三条 应通过目录数据库或全文检索形式实现对档案数字资源快速、准确、全面地检索。

　　第五十四条 应支持对文本、图形、图像、音频、视频等多种类型的档案数字资源进行快速、完整地阅览。

　　第五十五条 应支持档案数字资源的下载、打印等复制服务。

　　第五十六条 开放档案数字资源的利用应采取实名登记方可提供利用，未开放档案数字资源的利用应遵照档案利用的有关规定，经主管领导审批后方可提供利用。

　　第四十六条 对数字资源有拷贝需求的处室需要提出书面申请，交由处室负责人审批后方可执行，数字资源使用完毕后必须及时销毁。